Penelusuran Informasi Berbasis Teknologi Informasi di UPT Perpustakaan UNS

Penelusuran Informasi Berbasis Teknologi Informasi

di UPT Perpustakaan UNS

Oleh

Riah Wiratningsih[1]

[1] Presented in The Workshop Higher Education Administrator Training (HEAT)

Program on Improving Research Excellence On July 6, 2011 Sebelas Maret University 2011

A. Pendahuluan

Pada dasarnya setiap manusia butuh informasi, dengan adanya informasi menjadikan manusia kaya akan pengetahuan baik itu yang bersifat ilmiah maupun sosial. Dari mana kita mendapatkan informasi? Informasi bisa kita dapatkan dari berbagai media baik tercetak maupun elektronik. Selain itu sumber informasi bisa kita dapatkan langsung dari sumbernya atau komunikator. Untuk informasi yang bersifat ilmiah bisa kita dapatkan melalui perpustakaan. Peran perpustakaan dalam memberikan layanan informasi saat ini dituntut untuk berkolaborasi dengan kemajuan teknologi sebagai salah satu bentuk layanan cepat kepada pengguna. Informasi yang disampaikan akhirnya berubah bentuk menjadi informasi elektronik, di mana pengguna bisa langsung memanfaatkan koleksi yang disajikan tanpa harus berada dalam suatu ruangan di perpustakaan. Sebuah paradigma baru, bahwa keberhasilan perpustakaan di era TIK tidak dilihat dari seberapa banyak pengunjung yang datang ke perpustakaan tetapi seberapa banyak akses yang termanfaatkan oleh pengguna akan keberadaan koleksi-koleksi yang disediakan oleh perpustakaan. Perpustakaan adalah pusat pembelajaran (learning center) yang berfungsi sebagai agen perubahan sosial untuk meningkatkan kualitas kehidupan dengan memenuhi kebutuhan informasi masyarakat, yaitu dengan memberikan kontribusi dalam penyebaran informasi ilmiah di bidang pendidikan.

Perpustakaan PT merupakan perpustakaan yang didirikan oleh perguruan tinggi sebagai penunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dalam hal ini perpustakaan wajib menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya baik sivitas akademika itu sendiri ataupun pengguna dari luar perguruan tinggi yang memiliki hak menggunakan perpustakaan. Adapun tujuan daripada perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung kinerja dari perguruan tinggi dalam menyelenggarakan pendidikan dengan menyediakan sumber-sumber informasi ilmiah di perpustakaan tersebut dan selalu melayani pengguna (mahasiswa) selama menjalankan pendidikan di perguruan tinggi yang bersangkutan. Sumber-sumber informasi dikemas melalui media elektronik untuk memberikan kemudahan kepada pengguna dalam menelusur informasi yang dibutuhkan. Beragamnya sumber informasi yang dimiliki didukung dengan sistem penelusuran yang baik, akan mempermudah pengguna dalam pencarian, penemuan, dan pemanfaatan informasi.

Sivitas akademika UNS khususnya dosen dituntut untuk memiliki wawasan yang luas tentang kajian ilmu yang diampunya. Untuk itu diperlukan sumber-sumber informasi yang relevan, uptodate, dan berkualitas. Adapun langkah yang telah ditempuh oleh UPT perpustakaan adalah dengan membentuk digital library, melanggan e-journal dan e-book. Dengan ketersediaan koleksi elektronik yang disediakan oleh UPT perpustakaan, pengguna bisa melakukan akses tanpa harus datang ke perpustakaan, cukup dengan hak akses dan jaringan internet, maka koleksi bisa diakses. Bagi peneliti (khususnya dosen), informasi diperlukan dalam setiap tahapan kegiatan penelitian. Pola pencarian informasi menurut situasional-gap-use-theory didasarkan pada kebutuhan informasi peneliti yang disebabkan oleh kesenjangan pada pengetahuannya, sehingga perlu diupayakan pengisian kesenjangan tersebut dengan informasi yang tepat. Definisi kebutuhan informasi adalah sebagai berikut “… when the current state of possesed knowledge is less than needed.”[2] Jadi kebutuhan informasi timbul ketika pengetahuan yang dimilik seseorang kurang dari yang dibutuhkan, sehingga mendorong untuk mencari informasi. Namun demikian usaha untuk menemukan informasi tersebut sering mendapatkan hambatan, diantaranya disebabkan oleh metode penyediaan informasi, keterjangkauan informasi, ataupun dari dalam peneliti itu sendiri. Sedangkan menurut Prawati dalam Ishak (2006 : 92) menyatakan bahwa untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi dapat dilakukan dengan : [3]

a) Current approach, yaitu memperhatikan kebutuhan pengguna akan informasi mutakhir.

b) Everyday approach, yaitu kebutuhan penggguna akan informasi yang diperlukan sehari- hari.

c) Exhautive approach, yaitu kebutuhan pengguna akan informasi secara menyeluruh.

d) Catching-up approach, yaitu kebutuhan pengguna akan informasi yang cepat dan singkat.

B. Koleksi UPT Perpustakaan UNS

Koleksi Perpustakaan adalah “Semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, dihimpun, diolah, dan dilayankan”.[4] Layanan dilakukan berorientasi bagi kepentingan pengguna dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Koleksi perpustakaan universitas harus sesuai dengan bidang-bidang yang dicakupi universitas yang membawahinya. Adapun koleksi perpustakaan dalam bentuk digital yang disediakan oleh UPT perpustakaan UNS:

1. Digital Library (Tugas Akhir, Skripsi, Tesis, Disertasi)
2. E-Book Galegroup (UNS)
3. E-Book SpringerLink (UNS)
4. E-Journal Accounting (FE UNS)
5. E-Journal Emerald (abstrak)
6. E-Jurnal EBSCO (DIKTI)
7. E-Jurnal Gale (galegroup) (DIKTI-UNS)
8. E-Jurnal Gratis
9. E-Jurnal Proquest (DIKTI)
10. E-Jurnal UNS

Link

1. Kamus Besar Bahasa Indonesia

2. Kamus Istilah Perpustakaan

3. Katalog Online

4. Pustaka Pendidik

Pada layanan perpustakaan khususnya layanan digital tersedia koleksi dalam bentuk digital. Hal ini sejalan dengan kondisi saat ini dimana koleksi perpustakaan dalam bentuk digital sangat diperlukan untuk mendukung program perpustakaan dalam menjalankan proses pendidikan di organisasi induknya. Koleksi digital memiliki kelebihan-kelebihan dibandingkan dengan koleksil konvensional/tercetak. Hal ini menyebabkan pengguna lebih memilih menggunakan koleksi digital dibandingkan koleksi tercetak, selain hemat waktu juga bisa menghemat biaya dan tenaga. Adapun kelebihan koleksi e-journal dalam bentuk tercetak dan elektronik dapat dilihat pada tabel berikut: [5]

Tabel 1

Perbandingan E-Journal dan Jurnal Tercetak

No Kriteria	Elektronik	Tercetak
1 Kemutakhiran	Mutahir	Mutahir
2 Kecepatan diterima	Cepat	Lambat
3 Penyimpanan	Sangat mengirit tempat	Memakan tempat
4 Pemanfaatan	24 jam	Terbatas jam buka
5 Kesempatan	akses Bisa bersamaan	Antri
6 Penelusuran	Otomatis tersedia	Harus dibuat
7 Waktu penelusuran	Cepat	Lama
8 Keamanan	Lebih aman	Kurang aman
9 Manipulasi dokumen	Sangat mudah	Tidak bisa (spt. Kutipan, dsb)
10 Bila langganan dengan dana yang sama (jurnal lokal)	Judul bisa lebih banyak	Judul lebih sedikit
11 Harga total langganan	Jauh lebih murah	Lebih mahal

Sumber : http://www.lib.itb.ac.id//

C. Cara akses sumber elektronik

Adapun cara untuk akses melalui sumber-sumber elektronik di UPT Perpustakaan UNS adalah sebagai berikut :

1. Ketik portal address: http://perpustakaan.uns.ac.id;
2. Pilih kategori koleksi digital yang diinginkan;
3. Jika diperlukan masukkan login name dan user password (permintaan user name dan password bisa dikirim ke email: pustaka@uns.ac.id; riahwiratningsih@yahoo.com
4. Ketik query (kata kunci/istilah) yang diinginkan

Secara detail sumber akses elektronik di UPT Perpustakaan UNS dapat dijelaskan sebagai berikut :

Gambar 1

Tampilan Digilib UNS

Ket:

Digital Library berisi tentang hasil karya sivitas akademika UNS yang terdiri dari :

a. Laporan Tugas Akhir (TA, skripsi, tesis, disertasi)

b. Laporan penelitian Dosen

c. Makalah

d. Artikel

e. Naskah Pidato Pengukuhan Guru Besar

f. E-Book

g. Proposal Skripsi

Untuk menjadi member / untuk mendptkan fulltexnya dengan klik login, kmd klik anggota baru (kolom login di sebelah kanan, kemudian lihat bagian kiri bawah tulisan warna biru), isi form yg tersedia dengan informasi yg sebenarnya. Gunakan login dan password setiap akan melakukan pencarian. Apabila digunakan sebagai referensi, harap cantumkan nama pengarangnya .

Gambar 2

Tampilan e-book Gale Cengage

Ket:

UNS membeli buku elektronik dari GaleGroup sebanyak 52 judul dengan 9 subyek, yaitu: seni, bisnis, pendidikan, informasi dan penerbitan, ilmu perpustakaan, kedokteran, sains, ilmu sosial, dan teknologi. Penelusuran dengan mudah dapat dilakukan, karena ditampilkan berdasar subyek.

Gambar 3

Tampilan e-book springerlink

Ket:

e-book springerlink dapat diakses di luar UNS, namun demikian diperlukan username dan password khusus. Adapun e-books yang dibeli sejumlah 3009 judul terbitan tahun 2005. Untuk penelusuran,sebaiknya setiap akses membatasi tahun terbit dengan mengetikkan tahun 2005. Hal ini disebabkan keterbatasan springerlink tidak bisa membuat list khusus untuk buku yang dibeli saja.

Gambar 4

Tampilan E-Journal Cengage (Dikti)

Ket:

Selain membeli e-book dan melanggan e-journal, UPT Perpustakaan juga diberi hak akses dari dikti untuk dapat memanfaatkan e-journal yang dilanggan oleh dikti. Adapun subyek yang dilanggan melalui Gale Cengage Learning adalah : seni dan teknik, pendidikan, agama, dan sastra

Gambar 5

Tampilan e-journal EBSCO

Ket:

E-journal EBSCO merupakan e-journal pembelian dari Dikti. Adapun subyek yang dilanggan adalah: bisnis, kedokteran, perpustakaan, dan teknologi informasi. Untuk dapat akses diperlukan username dan password.

Gambar 6

Tampilan E-Journal Gale Cengage

Ket:

Selain mendapatkan akses informasi e-journal Gale dari Dikti, UNS juga melanggan e-journal Gale. Adapun subyek yang dipilih terdiri dari berbagai disiplin ilmu sejumlah 1000 judul jurnal.

Gambar 7

Tampilan E-Journal Proquest

Ket:

E-Journal Proquest juga dilanggan oleh Dikti dan UNS mendapatkan hak akses dengan username dan password tersendiri.

Gambar 8

Tampilan UNS Electronic Journal

Ket:

Merupakan salah satu media yang berisi artikel/hasil penelitian dosen UNS. Jurnal elektronik ini tersedia juga dalam bentuk tercetak, diproduksi oleh masing-masing fakultas di UNS.

Gambar 9

Katalog Online UNS

Ket:

Melalui katalog online dapat diketahui keberadaan dan status koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan di lingkungan UNS.

D. Ksesimpulan

UPT Perpustakaan UNS sebagai pengelola informasi dalam penyelenggaraannya mempunyai tugas dan kewajiban untuk memenuhi kebutuhan informasi dan memberikan fasilitas akses informasi terhadap pemakai perpustakaan. Dukungan yang diberikan UPT Perpustakaan UNS Selain menyediakan koleksi dalam format tercetak, juga menyediakan koleksi elektronik. Berdasarkan gambaran di atas, dapat disimpulkan bahwa penelusuran informasi melalui media online/internet memberikan banyak manfaat bagi peneliti. Kebutuhan informasi dapat tercukupi dengan adanya sharing informasi dari Dikti (e-Journal Gale Cengage, EBSCO, dan Proquest). Dengan dilayankannya informasi berbasis IT ini beserta kemudahan-kemudahan sistem penelusuran informasi, diharapkan memotivasi peneliti dalam menerbitkan karya ilmiahnya, baik jurnal maupun buku. Sehingga akan tercipta suatu suasana akademik suatu situasi yang mendorong/memotivasi komunitas yang berada di dalamnya untuk meningkatkan mutu dan/atau jumlah karya ilmiahnya

Daftar Pustaka

Dervin, Brenda. (1999) On studying information seeking methodologically: the implications of connecting metatheory to method. Information Processing and Management: an International Journal – Special issue on Information Seeking In Context (ISIC) Volume 35 Issue 6, 35 .

Prawati, Budi. (2003). Keterpakaian koleksi majalah ilmiah pusat perpustakaan dan penyebaran teknologi pertanian oleh peneliti badan balitbang pertanian. Jurnal Perpustakaan Pertanian, 12(1)

Tresnawan, Arief Dj. Jurnal Elektronik: berbagi pengalaman proses berlangganan jurnal on line di UPT Perpustakaan UNISBA. http://www.lib.itb.ac.id ( 9 Pebruari 2011)

UU No. 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan Bab 1, pasal 1, Ayat 2