LAPORAN SINGKAT

KUNJUNGAN KERJA KE PERPUSTAKAAN UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

UNTUK PROGRAM BANCHMARK FKP2TN

OLEH:  RIAH WIRATNINGSIH

1. A.    Latar Belakang

Library is a living organism, di mana perpustakaan harus bergerak seirama dengan ruang dan waktu.  Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini  menghendaki perubahan tata kelola  perpustakaan perguruan tinggi, di mana pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah masyarakat yang “educated people”.  Koleksi tidak lagi dalam bentuk tercetak, namun sudah bergeser pada koleksi digital, sehingga dalam penanganannya memerlukan sumber daya yang professional. Pengembangan koleksi digitalpun tidak hanya terbatas pada kerjasama antar perpustakaan secara nasional, namun telah mengglobal secara internasional.

Forum kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN) Indonesia memiliki visi  “Meningkatkan kualitas pendidikan tinggi Indonesia melalui perpustakaan” di mana salah satu tujuannya adalah membangun wahana kerjasama dan collaborative actions untuk pengembangan perpustakaan perguruan tinggi. Adapun salah satu bentuk perwujudan kerjasama adalah Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN) Indonesia dan Persidangan Perpustakaan Universitas dan Nasional (PERPUN) Malaysia. Kegiatan yang dilakukan salah satunya adalah pengembangan staf perpustakaan melalui kegiatan  magang (internship) antar perpustakaan anggota maupun perpustakaan luar negeri. Adapun program magang perpustakaan pada tahun 2013 ini adalah tahun pertama FKP2TN mengirimkan pustakawan ke Malaysia (Perpustakaan Universiti Putra Malaya) dalam waktu 1 (satu) minggu.

1. B.     Tujuan
   1. Menggali dan Menambah  wawasan kerjasama FKP2TN di lingkup internasional;

2.      Menjalin komunikasi dan kerjasama dengan perpustakaan PERPUN Malaysia;

3.      Meningkatkan profesionalitas pustakawan perguruan tinggi di Indonesia;

4.      Menginspirasi perpustakaan dan pustakawan di Indonesia untuk mengembangkan kualitas layanan perpustakaan yang bertaraf internasional.

1. C.    Proses Kunjungan

Pengiriman pustakawan magang ke Malaysia melalui proses seleksi desk evaluation dan wawancara.  Seleksi wawancara bertempat di Perpustakaan  Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya, selama dua hari ini (Kamis-Jum’at, 2-3 Maret 2013), adapun Fokus seleksi  pada wawasan dan penguasaan wacana global librarianship, manajemen dan pengembangan koleksi electronik (online journal database), dan kemampuan Bahasa Inggris. Kunjungan dilaksanakan pada tanggal 17 Juni s/d 22 Juni 2013, bertempat di Perpustakaan Universiti Putra Malaysia.

1. D.    Hasil Kunjungan

Perpustakaan Sultan Abdul Samad (PSAS), Universiti Putra Malaysia mempunyai luas sekitara 19.007 m2 dan menyediakan tempat duduk untuk lebih dari 2000 mahasiswa. PSAS memiliki koleksi 670.000 bahan pustaka (printed dan elektronik). PSAS saat ini melanggan sekitar delapan puluh (80) pangkalan data dengan jumlah lebih dari 80.000 judul jurnal elektronik. Layanan perpustakaan dengan jadwal sebagai berikut:

Adapun jadwal Attachment Programme sbb:

Kegiatan meliputi:

Hari I

Diawali dengan penjelasan secara umum tentang Library UPM. Briefing  disampaikan oleh Chief Librarian Amir Hussain Md. Ishak. Selama briefing ada beberapa pertanyaan yang disampaikan oleh peserta magang.

Setelah briefing bersama Chief Amir  Hussain Md. Ishak,

di damping oleh head training and support service devision Hawa Abdul Majid

Kegiatan dilanjutkan dengan library tour ke beberapa bagian dengan dipandu oleh Moh. Dasuki Ishak sebagai librarian di bagian training and support services. Setelah mendapatkan gambaran melalui presentasi dan library tour, kami berdiskusi untuk mengambil point beberapa bagian saja, karena keterbatasan waktu (4 hari). Adapun  focus magang ada di bagian serials, training and support services, information management, collection development, dan system and information technology.

Hari ke 2

Sesuai dengan schedule  yang sudah disusun, pada hari ke 1 kami (Riah dan Bahrul) mengunjungi bagian serials, di mana pada bagian ini menangani tentang :

  Serial collection development

  Printed Journals subscription

  Electronic Databases subscription

  Processing of serial collection

  Vendor performance evaluation

Koleksi terbitan berseri ini meliputi current serials, serials-back issues, bound serials. Pengembangan koleksi serial (jurnal) baik printed maupun elektronik dilakukan oleh bagian serial dengan melibatkan liaison librarian sebagai mediator dalam menjembatani keinginan kebutuhan jurnal oleh pengguna di fakultas-fakultas. Proses pengadaan sampai dengan jurnal cetak/elektronik siap dilayankan ditangani secara langsung oleh pustakawan. Pustakawan di bagian serial diberi otoritas untuk membelanjakan uang secara langsung sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini pustakawan harus jeli tentang produk ebook ataupun ejournal yang akan dilanggan. Karena banyak  hal yang harus dipelajari. Seperti legal agreement dengan pihak vendor yang mencakup proses dan hak akses, download, user password, bargaining harga, dll. Sebagai perpustakaan riset berkelas internasional, UPM mulai mengalihkan koleksi tercetak menuju koleksi elektronik, di mana pemanfaatan koleksi elektronik lebih mudah, cepat dan dapat diakses dimanapun pengguna berada (lampiran 1 dan 2)

Adapun yang membedakan dengan UNS tentang pengadaan koleksi ini adalah kebijakan tentang pembayaran. Di UNS pembayaran dilakukan oleh pihak keuangan, sedangkan kelengkapan dokumentasi dilakukan oleh bagian pengadaan dengan ketentuan yang berlaku. Dalam hal ini perpustakaan sebagai user (mewakili user) mengajukan proposal tentang koleksi yang dibutuhkan dengan mengetahui Biro Administrasi dan Akademik, Pembantu Rektor 1, dan Pembantu Rektor II.

Dalam kesempatan ini penulis mananyakan tentang kebijakan share knowledge antar perguruan tinggi di Malaysia. Ada sebuah konsursium yaitu Malaysian Online E-Resourches Consurtium (MOLEC). MOLEC dibangun pada tahun 2000. Tujuan MOLEC adalah: 1) membangun konsep berbagi (sharing) pengetahuan dari database komersial antar perpustakaan di Malaysia, 2) subscribe ke database komersial sebagai sebuah konsursium. Adapaun anggota terdiri dari 32 anggota meliputi perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan umum, dan perpustakaan khusus. Dengan total database sebanyak 310 .

Di Indonesia, sharing knowledge database komersial dimulai tahun 2009 yang diprakarsai oleh dikti (http://e-journal.dikti.go.id/site/). Dalam hal ini dikti melanggankan database Proquest, EBSCO, dan Cengage Learning untuk dapat diakses secara bersama-sama oleh perpustakaan perguruan tinggi negeri maupun swasta di Idonesia. Untuk perguruan tinggi yang tidak memiliki banyak budget, langkah yang ditempuh oleh DIKTI sangat membawa manfaat bagi sivitas akademika. Namun yang dilanggan oleh dikti inipun dirasa masih kurang. Apalagi dengan munculnya surat edaran dirjen Dikti nomor 739/E/C/2011 perihal perpanjangan batas usia pensiun bagi PNS yang menduduki jabatan akademik guru besar/professor, dalam point 2 yang berbunyi “karya ilmiah yang dipersyaratkan tersebut yakni  karya ilmiah yang dipublikasikan pada jurnal intrenasional yang terdaftar pada “scopus” atau yang setara”. Ada baiknya Dikti menambah melanggan jurnal scopus sebagai acuan dalam mencari jurnal yang berkualitas, mengingat bahwa apa yang ditampilkan di scopus hanyalah abstraknya saja dan harganyapun tergolong mahal.

Penulis sangat berharap, akan muncul konsursium diantara anggota FKP2TN dalam pengembangan kerjasama berbagi pengetahuan. Mengingat bahwa pengadaan elektronik jurnal sangat mahal. Dengan konsep library for all segment, perguruan tinggi yang memiliki budget besar bisa berbagi dalam pengetahuan untuk kemajuan bersama, yaitu membangun masyarakat cerdas Indonesia, melalui peran sivitas akademika.

Di lingkungan UNS, alokasi untuk pengadaan koleksi elektronik mengalami kenaikan. Hal ini mengingat kebutuhan user yang multitask dan selalu menginginkan informasi melalui akses. Perlu analisis mendalam dalam proses pengadaan elektronik resources sehingga apa yang sudah dimiliki sesuai dan apat dimanfaatkan secara optimal.

Di UPM library pemanfaatn koleksi elektronik ini selalu dievaluasi setiap tahunnya. Apabila ada database yang kurang diminat/statistic rendah, maka pustakawan bisa mengajukan switch database ke vendor. Setiap tahun UPM library juga mengadakan “hari bersama pelanggan” dengan kegiatan kuis pengakses terbanyak dan ten questions melalui online. Bagi yang bisa menjawab akan diberikan reward (tablet ipod dan sejenisnya)

Kegiatan dilanjutkan dengan kunjungan ke devisi training and support services. Devisi ini menangani:

• Staff training and development
• Bindery service
• Fee based services
• Printing and publication
• Library promotion and public relation
• Library visits

Pengembangan sumber daya manusia merupakan kunci utama dalam menuju sebuah organisasi yang maju. Bagaimanapun juga SDM memegang peranan penting dalam mewujudkan visi sebuah organisasi. Kegiatan training and development dilakukan secara wajib untuk semua librarian dan staf yang ada di perpustakaan. Dalam hal ini ketua bagian latihan dan pengembangan melakukan analisis dan membuat rancangan kegiatan dalam satu tahun (ada masukan dari masing-masing ketua bagian). Kebijakan yang berlaku, bahwa setiap librarian dan staf perpustakaan diwajibkan untuk mengikuti pelatihan minimal 7 hari dalam satu tahun. Kategori latihan meliputi:

1. Latihan wajib
2. Pembelajaran
3. Pembelajaran mandiri

Setiap latihan harus dibuatkan laporannya dan masing-masing ketua bagian menilai hasil dari latihan. Kegiatan ini sudah terdokumentasi secara online, sehingga memudahkan dalam melakukan pengecekan. Kegiatan switch pegawai juga dilakukan dalam kurun waktu 3-4 tahun, dengan tujuan pustakawan memiliki wawasan yang lebih luas dan multitasking.

Kegiatan dilanjutkan dengan library tour ke Perpustakaan Fakultas Teknik UPM

Hari ke-3

Kunjungan ke devisi Information Management.  Divisi ini lebih banyak berinteraksi dengan user, Divisi ini menangani :

1. User education
2. Liaison  librarian
3. Information skill management
4. Library service promotion and marketing
5. User advisory services
6. Document delivery service
7. Database evaluation
8. Distance learning service

User education diberikan pada masa library orientasi session, classes on request, dan scheduled classes.  Kegiatan ini sebagai bekal mahasiswa baik program undergraduate maupun postgraduate dalam membantu menelusur atau menggunakan segala sumber informasi secara cepat, tepat dan benar. Post test dilakukan dalam setiap session sebagai alat ukur keberhasilan mahasiswa dalam menegikuti kegiatan user education.

Keberadaan pustakawan penghubung memiliki peran yang sangat penting dalam memenuhi kebutuhan koleksi perpustakaan. Liaison librarian bertanggungjawab terhadap pemenuhan kebutuhan informasi di masing-masing fakultas yang menjadi tanggungjawabnya (lampiran 3)

Sesi kedua adalah berkunjung ke bagian Collection development. Bagian ini meliputi kegiatan:

• Acquisition of library materials.
• Cataloging and classification material
• Processing of library materials
• National Union Catalog
• Bibliographic record maintenance
• Vendor performance evaluation

Kebijakan pengembangan koleksi tercetak (buku)  diatur tersendiri oleh perpustakaan. Pengadaan buku-buku baru dilakukan berdasarkan kebutuhan pengguna melalui kegiatan exhibition (kuala lumpur exhibition dan faculty exhibition), buku request dari fakultas. Pembelian bersifat sepanjang masa dalam hal ini pembelian dan pembayaran dilakukan langsung oleh pihak perpustakaan. Proses pengadaan ini berbeda dengan proses pengadaan buku di PTN Indonesia, yang harus melalui  proses panjang karena harus melibatkan bagian perlengkapan dan keuangan PT. Sistem  pembelian buku di perpustakaan UPM bersifat sepanjang masa ini, jelas lebih praktis dan buku dengan segera dapat disajikan ke pengguna. Pengolahan dengan menggunakan  AACR dan LC. Adapaun sistem informasi perpustakaan dengan VTLS.

Hari ke-4

Kami menuju ke divisi System and Information Technology.  Divisi ini meliputi:

• Local Area Network (LAN)
• Wireless network system
• Maintenance of computers and peripherals
• Library Portal / website
• Office automation system
• Library Digitization project
• Security system (RFID, CCTV, Security door)
• Library system

Kami berdiskusi tentang IR dan kebijakan open content untuk karya penelitian mahasiswa maupun dosen di UPM. UPM Library belum memberlakukan akses terbuka untuk penelitian karya mahasiswa maupun dosen UPM, hal ini masih berkenaan dengan masalah copyright.

1. E.     Penutup

Kegiatan magang pustakawan yang diselenggarakan di perpustakaan Universiti Putra Malasyia pada bulan Juni 2013 merupakan kegiatan pertama kalinya oleh FKP2TN Indonesia. Diharapkan kegiatan ini menjadi langkah awal dalam menjalin dan mempererat silahturahmi dan kerjasama regional antar perpustakaan perguruan tinggi. Dari kegiatan magang ini kemungkinan-kemungkinan yang dapat diimplementasikan di Perpustakaan PT di Indonesia (UNS), sebagai berikut:

1. Perlunya meningkatkan pelayanan, utamanya penyediaan informasi dengan berbagai kemasan dan penambahan jam pelayanan,
2. Perlunya merancang ulang (redesaign) gedung, ruang dan perabot perpustakaan secara totalitas, serta moderninasi infrastruktur dan fasilitas.
3. Perlunya kerjasama diantara perpustakaan PT di Indonesia dalam share pengetahuan (konsursium perpustakaan PT)
4. Dukungan pimpinan universitas dalam pengembangan perpustakaan