Koleksi Referensi dan Layanan Referensi

Oleh :
Riah Wiratningsih
Pustakawan UPT Perpustakaan UNS-Solo
e-mail: riahwiratningsih@yahoo.com

Disampaikan dalam Pelatihan Manajemen Perpustakaan untuk Calon Kepala Perpustakan Sekolah, Kerjasama Education Development Center (EDC) UNS dan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI)

A. Pengantar
Fungsi utama setiap perpustakaan adalah mengadakan, mengolah, menyediakan dan menyebarkan informasi kepada para pemakai. Untuk melaksanakan fungsi tersebut maka perpustakaan harus mengelola koleksinya sehingga informasi yang terdapat dalam koleksinya dapat dimanfaatkan secara optimal. Perpustakaan bisa dijadikan tempat untuk memperoleh beragam sumber informasi bagi pemustaka yang sedang melakukan penelitian, mengerjakan tugas atau karya ilmiah atau sekedar ingin mendapatkan informasi mengenai berbagai hal. Beragamnya informasi yang tersedia di perpustakaan memerlukan beragam layanan yang harus disediakan. Adapun Pelayanan yang dapat diberikan oleh perpustakaan adalah: pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan bimbingan pemakai, pelayanan penelusuran informasi, pelayanan fotokopi, dan sebagainya. Pelayanan tersebut diberikan agar perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi dari penggunanya, dengan tujuan memberikan kepuasan kepada pengguna dalam mendapatkan informasi. Dalam materi ini penulis membatasi pada Pelayanan Referensi

B. Pengertian Buku Referensi
Istilah referensi berasal dari bahasa Inggris ”reference” yang berarti menunjuk kepada, menyebut. Menurut kamus bahasa Indonesia istilah referensi mengacu pada sumber acuan (rujukan, petunjuk). Koleksi referensi yang memuat informasi tertentu akan memberikan jawaban terhadap pertanyaan tertentu. Pada umumnya koleksi ini dirancang untuk tidak dibaca secara keseluruhan tetapi hanya pada bagian-bagian tertentu dan digunakan sebagai sumber informasi tertentu. Apabila ingin mencari arti sebuah kata, maka kamus adalah jawabannya. Untuk menemukan uraian umum tentang subyek adalah melalui ensiklopedia. Butuh informasi tentang koleksi buku yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan bisa dilihat melalui katalog buku, dan lain-lain jenis pertanyaan.
Berdasarkan Online Dictionary for Library and Information Science, pengertian buku referensi adalah:
“A book designed to be consulted when authoritative information is needed, rather than read cover to cover. Reference books often consist of a series of signed or unsigned “entries” listed alphabetically under headwords or headings, or in some other arrangement (classified, numeric, etc.). The category includes almanacs, atlases, bibliographies, biographical sources, catalogs, concordances, dictionaries, directories, discographies and filmographies, encyclopedias, glossaries, handbooks, indexes, manuals, research guides, union lists, yearbooks, etc. … In libraries, reference books are shelved in a separate section called the reference stacks and are not allowed to circulate because they are needed to answer questions at the reference desk”.

Pernyataan di atas menyatakan bahwa sebuah buku referensi dirancang untuk dikonsultasikan ketika informasi otoritatif diperlukan, pelayanan ini secara langsung berhubungan dengan pemustaka dalam memberikan informasi. Pemustaka dapat meminta bantuan pustakawan referensi untuk membantu mencari informasi. Dengan melakukan wawancara atau komunikasi terstruktur pustakawan bekerja untuk memastikan kebutuhan pemustaka dan menentukan sumber informasi yang tepat. Peran pustakawan referensi sebagai intermediary, menjembatani informasi riil pengguna dengan koleksi perpustakaan.
Encyclopaedia of librarianship tidak memberi batasan secara tegas tentang bahan rujukan/referensi. Menurut ensiklopedi ini semua sumber dengan cakupannya masing-masing dapat dimasukkan dalam kelompok bahan rujukan umum. Mustofa dan Saleh (2001:4) mengatakan bahwa Irawati Singarimbun menambahkan fakta-fakta buku rujukan dikumpulkan dari berbagai sumber dengan susunan khusus sehingga dapat digunakan dengan mudah dan cepat. Ia mengelompokkan bahan rujukan umum dalam dua jenis:
1. Jenis bahan rujukan yang memberikan informasi langsung
Kamus, biografi, ensiklopedi, peta, direktori
2. Jenis yang memberikan petunjuk kepada suatu sumber informasi.
Katalog, bibliografi, indeks, abstrak

C. Jenis koleksi referensi
Staf perpustakaan maupun pemakai perlu memiliki pengetahuan umum mengenai buku referensi beserta cakupanya. Adapun jenis koleksi referensi adalah sebagai berikut :
1. Kamus
Kamus berisi daftar kata dasar suatu bahasa yang disusun menurut abjad disertai dengan keterangan mengenai bentuk, tanda lafal, dan arti.
a. Kamus menurut isinya meliputi:
1. Kamus umum
Berisi daftar istilah yang umum dipakai sehari-hari. Cakupan isi tidak dibatasi untuk hal-hal khusus
2. Kamus khusus
Kamus yang berisi informasi mengenai kata-kata umum, namun dengan susunan tertentu. Misalnya kosakata yang artinya sama disusun bersama, kamus ini disebut kamus sinonim. Kamus yang mencantumkan kosakata berlawanan disebut kamus antonym. Atau kamus yang hanya mendaftar dialek bahasa disebut kamus dialek.
3. Kamus subyek
Berisi daftar kata atau istilah mengenai masalah atau subyek khusus. Misalnya masalah hukum, pertanian, perpustakaan, dan lain-lain.
b. Kamus menurut jumlah bahasanya;
1. Kamus Ekabahasa
2. Kamus Dwibahasa
3. Kamus Aneka Bahasa (polyglot)
c. Kamus menurut jumlah kandungan entrinya
1. Kamus singkat (concise dictionary)
kurang dari 80.000an
2. Kamus sedang (abridged dictionary)
130.000 – 160.000an entry
3. Kamus lengkap (unabridged dictionary)
Lebih dari 250.000an entry
d. Manfaat Kamus
1. Mencari makna kata
2. Memeriksa ejaan, penyukuan dan penggunaan tanda hubung pada suatu kata
3. Mencari lafal kata
4. Mencari singkatan, sinomin, antonim
5. Mencari kata asing yang sering dipakai
2. Ensiklopedi
Memuat informasi dasar atau gambaran menyeluruh suatu topik atau bidang tertentu yang diuraikan secara ringkas dan disusun sedemikian rupa sehingga mudah untuk menemukan informasinya. Informasinya dapat berupa definisi, ruang lingkup, sejarah, dan geografi
a. Jenis ensiklopedi
1. Ensiklopedi nasional/umum
2. Ensiklopedi khusus
b. Manfaat ensiklopedi
1. Mencari informasi dasar mengenai berbagai masalah
2. Langkah awal untuk melakukan kajian mengenai suatu subyek
3. Memeriksa kebenaran suatu informasi
4. Jendela informasi dunia
3. Katalog
Daftar yang berisi informasi tentang bahan pustaka yang terdapat pada perpustakaan, toko buku, penerbit.
a. Jenis katalog
1. Katalog nasional
2. Katalog induk
3. Katalog induk majalah
4. Katalog penerbit/toko buku
b. Manfaat katalog
1. Mengetahui koleksi buku yang ada pada suatu perpustakaan/beberapa perpustakaan
2. Mengetahui buku yang sedang ada di pasaran
3. Sebagai sarana pemilihan koleksi
4. Bibliografi
Apa saja yang pernah diterbitkan oleh pengarang tertentu, atau dengan judul tertentu, atau mengenai subyek tertentu.
Jenis bibliografi
1. Bibliografi umum
Bibliografi memuat informasi bibliografi dengan subyek umum. Tidak dibuat pembatasan tertentu terhadap dokumen yang didaftar di dalamnya.
2. Bibliografi khusus
Bibliografi yang mendaftar literature dengan cakupan khusus. Misalnya biblografi khusus bidang kedokteran, bidang hukum, dan lain-lain.
3. Bibliografi nasional
Cakupan bibliografi nasional memuat daftar dokumen yang diterbitkan dalam suatu Negara.
4. Bibliografi universal
Memuat daftar literature dari seluruh dunia
5. Bibliografi beranotasi
Setiap literature yang dimuat diberi anotasi atau keterangan mengenai isi serta tinjauan bibliografi.
5. Indeks
Kata indeks berasal dari bahasa latin indicare yang berarti menunjuk. Indeks memberi petunjuk tentang karya tulis apa saja yang telah diterbitkan dalam berbagai majalah atau dokumen bentuk lain mengenai subyek tertentu.
Misalnya. Indeks Berita dan Artikel Surat Kabar Jawa Tengah
Indeks Artikel Majalah Tempo
6. Abstrak
Bibliografi atau indeks yang disertai sari karangan.
Jenis abstrak berdasarkan cara penyajian
1. Abstrak indikatif
Keterangan ringkas mengenai isi sebuah dokumen yang ditulis dengan bahasa dan istilah yang umum, dengan ciri-ciri bahwa pada abstrak ini tidak terdapat data kuantitatif maupun kualitatif. Data disajikan dalam bentuk deskriptif.
2. Abstrak informatif
Ringkasan yang cukup lengkap, disusun dalam urutan yang logis
7. Buku Pegangan
Berisi informasi mengenai petunjuk dan identifikasi suatu masalah secara mendasar.
Misal. informasi lengkap mengenai ilmu pertanian
– The agricultural handbook
– Pest and disease control handbook
8. Buku petunjuk
Dalam bahasa Inggris disebut manual atau guidebook. Buku ini berisi informasi mengenai cara melakukan sesuatu pekerjaan atau cara menggunakan dan memelihara suatu alat.
9. Sumber Biografi
Menurut The concise oxford dictionary mendefinisikan biografi sebagai “penulisan tentang kehidupan seseorang”. Daya tarik sebuah biografi bagi pengguna adalah untuk memenuhin rasa ingin tahun terhadap kepribadian seseorang dan untuk memenuhi hasrat kita dalam mendapatkan pengetahuan secara nyata atau dengan kata lain untuk mengetahui apa yang sesungguhnya tlah terjadi melalui pengalaman orang lain.
10. Sumber Geografi
koleksi yang khusus memuat informasi geografis.
Jenis sumber geografi:
1. Peta (Gambar yg memuat letak tanah, daerah, laut, sungai, gunung, dll.)
2. Atlas : kumpulan peta
3. Globe
4. Kamus ilmu bumi (gazzeter) menggambarkan Lokasi, luas wilayah, jumlah penduduk

11. Direktori
Memuat daftar nama orang/organisasi dengan memberikan informasi berupa alamat, disusun secara sistematis.
Jenis direktori:
1. Direktori topografi (kota, kecamatan, desa)
– Nama dan alamat penghuni perumahan X
– Direktory Galaxy real estate, Jakarta
2. Direktori telepon
3. Direktori perdagangan umum (nama dan alamat perusahaan)
12. Statistik
Statistik adalah fakta dalam bentuk angka-angka. Ukuran kuantitatif sebagai satuan yang dapat diukur dan diperbandingkan secara jelas dapat ditemukan di semua bidang ilmu pengetahuan.
13. Buku Tahunan
Suatu publikasi yang diterbitkan tiap tahun atau jangka waktu tertentu yang memuat kejadian-kejadian, data, atau perkembangan selama setahun atau suatu jangka tertentu.
14. Terbitan pemerintah
Setiap penerbitan yang dicetak atas biaya pemerintah, atau diterbitkan oleh badan-badan pemerintah, yang pada umumnya berisi hal-hal yang berkaitan dengan masalah pemerintahan
Misal. Lembaran negara RI, Peraturan pemerintah, Berita negara RI

2. Pengertian Layanan Referensi
Berdasarkan Online Dictionary for Library and Information Science, Layanan Referensi adalah:
“Semua fungsi yang dilakukan oleh pustakawan yang terlatih bekerja di bagian referensi untuk memenuhi kebutuhan informasi dari pemustaka (secara langsung, melalui telepon, atau secara elektronik), tidak terbatas pada menjawab pertanyaan-pertanyaan substantif, tapi juga membimbing pemustaka untuk memilih dan menggunakan sarana yang tepat untuk mencari informasi, mengarahkan pemustaka ke sumber informasi, membantu dalam evaluasi informasi, bahkan merujuk pada sumber di luar perpustakaan, menjaga statistik referensi, dan berpartisipasi dalam pengembangan koleksi referensi.”

Sedangkan menurut Sumardji (1992:11), pengertian pelayanan referensi adalah :
1. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan, yang khusus melayankan koleksi referensi kepada para pemakai
2. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu para pemakai perpustakaan untuk mencari informasi dengan cara :
a. Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pemakai perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunkaan koleksi referensi
b. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai
c. Memberikan bimbingan kepada para pemakai perpustakaan tentang bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi
Pada tahun 1876, Samuel Green dalam papernya reference service (berdasarkan pidato di konferensi American Library Association) menyebutkan bahwa pustakawan referensi memiliki empat peran:
1. Membimbing pemustaka bagaimana menggunakan perpustakaan dan sumber informasi
2. Menjawab pertanyaan untuk informasi spesifik
3. Merekomendasikan sumber bahan bacaan yang baik
4. Mempromosikan perpustakaan
Samuel Green mengatakan bahwa empat peran pustakawan referensi akan tetap berfungsi di tahun 2076 dan seterusnya dengan cara yang berbeda. “Reference is all about helping people – and always will be”.

3. Kesimpulan
Pustakawan referensi harus responsif terhadap kebutuhan pengguna, siap menjawab pertanyaan pengguna, baik pertanyaan singkat maupun pertanyaan yang memerlukan jawaban yang mendetail sesuai dengan kebutuhannya. Jika ada pengguna yang kesulitan dalam menemukan bahan pustaka yang dibutuhkannya, pustakawan referensi sesegera mungkin membimbing, sehingga tahu bagaimana cara menemukan dan cara menggunakan koleksi perpustakaan, khususnya koleksi referensi. Faktor suksesnya pelayanan referensi meliputi:
1. Kelengkapan koleksi
2. Kemampuan petugas referensi
a. Wawasan dan pengetahuan umum
b. Pengetahuan tentang macam, cara dan penggunaan koleksi referensi
c. Pengetahuan bidang perpustakaan
d. Kemampuan untuk memahami kebutuhan pemustaka
e. Kemampuan di bidang Teknologi nformasi
f. Kemampuan berkomunikasi dengan baik

Daftar Pustaka

Mustofa, Badollahi dan Saleh, Abdul Rahman. (2001) Bahan Rujukan Umum: Buku Materi Pokok PUST2139/3 sks/modul 1-9. Jakarta: UT, 2001.

Reitz, Joan M. Reference book. Retrieved February 10, 2014 http://www.abc-clio.com/ODLIS/searchODLIS.aspx

Reitz, Joan M. Reference service. Retrieved February 10, 2014 http://www.abc-clio.com/ODLIS/searchODLIS.aspx

Sumardji, P. (1992). Pelayanan Referensi di Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius.

What is the Role of the Reference Librarian? Retrieved February 10, 2014 http://connect.ala.org/node/96276