Renstra UPT Perpustakaan UNS : Suatu Usulan

===============================================

BAB I

PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang latar belakang, landasan dan tujuan penyusunan rencana strategis UPT Perpustakaan UNS Tahun 2009-2013, dalam mendukung terwujudnya World Recognized University. Hal ini dilakukan seiring tuntutan kebutuhan stakeholders yang semakin beragam dan komplek sebagai dampak dari perkembangan TI. Usulan renstra ini diharapkan bisa menjadi acuan action dimasa yang akan datang.

A. Latar Belakang

Menghadapi era kompetisi informasi sejalan dengan semakin cepatnya perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi (ICT), dunia perpustakaan dihadapkan kepada situasi yang dilematis.  Sebagaimana telah diketahui peringkat webomatrics UNS pada posisi 2159 dunia, merupakan suatu prestasi tersendiri untuk tetap dipertahankan dan diusahakan meraih posisi yang lebih tinggi di kancah persaingan dunia. Indikator penilaian rangking berbasis web ini cukup unik dan memiliki hubungan erat dengan ilmu scientometric dan bibliometric. Terus apa hubungannya dengan perpustakaan? Perpustakaan sebagai lembaga pengelola informasi, mempunyai posisi yang strategis dalam penyediaan bahan pustaka dan informasi, untuk kemudian wajib menyebarkan informasi (edukatif content) secara tepat dan cepat. Salah satu fasilitas yang ada, seperti Internet merupakan alternatif yang dapat memberikan layanan informasi baik berupa artikel-artikel lepas atau katalog-katalog perpustakaan online yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan, penelitian, maupun rekereasi. Namun di lain pihak, kesiapan sumber daya manusia dan penunjang pokok lainnya pada perpustakaan belum bisa mengambil semua manfaat teknologi yang semakin lama semakin berkembang ini.

Sudah saatnya perpustakaan bertransformasi menjadi sebuah lembaga yang memiliki bargain position di tingkat universitas, apalagi dalam mendukung world recognized university Di sini idealnya perpustakaan perguruan tinggi akan maju kalau mempunyai perencanaan strategis yang sejalan dengan lembaga induknya. Agar perencanaan tersebut berhasil, maka UPT Perpustakaan UNS harus menjadi bagian dari proses informasi dan pengambilan keputusan dalam organisasi induknya. Semakin jauh dari proses tersebut UPT Perpustakaan UNS akan semakin sulit untuk berkembang. Maka UPT Perpustakaan UNS harus menjalin hubungan dan komunikasi yang baik dengan pihak internal stakeholder perguruan tinggi, sehingga UPT Perpustakaan UNS selalu terlibat dalam setiap kegiatan penting di lingkungan akademika.

Perumusan kebijakan/strategi adalah tanggung jawab yang selalu dimiliki oleh manajemen puncak. Esensi perencanaan jangka panjang adalah pengidentifikasian sistematis dari peluang dan ancaman yang berada dimasa datang yang digabungkan dengan data relevan lainnya, memberikan suatu dasar bagi manajemen untuk mengambil keputusan yang ada dengan cara yang lebih baik untuk menggunakan peluang dan menghindari ancaman. Maka dari itu dirasa perlu menyusun Rencana Strategis tahun 2009– 2013 yang diarahkan pada upaya diseminasi informasi produk lokal maupun luar dengan meningkatkan sarana dan prasarana, tak lupa yang terpenting adalah peningkatan sumber daya manusia (pustakawan) .

B. Landasan

1. Pembukaan UUD 1945

2. Pasal 28F UUD 1945

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 Pasal 2 Tentang Pendidikan Tinggi

4. Keputusan Presiden Nomor 102 Tahun 2001 tentang kedudukan, Tugas Fungsi, Kewenangan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen.

C. Tujuan

1. Menjadi acuan dalam merumuskan rencana kegiatan perpustakaan yang diperlukan untuk mendukung world recognized university

2. Menjadi acuan dalam pengembangan organisasi sumber daya baik manusia maupun infrastruktur

3. Menentukan arah dan kerangka kerja perpustakaan dan kegiatan layanan informasi yanga pada gilirannya akan memandu perpustakaan dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah.

D. Manfaat

1. Berguna bagi perencanaan untuk perubahan dalam lingkungan dinamik yang komplek.

2. Memungkinkan perpustakaan melakukan antisipasi terhadap perubahan tuntutan pengguna terhadap layanan dan sumber informasi sesuai dengan perkembangan iptek dan universitas.

3. Rencana strategis merupakan suatu alat manajerial yang penting

4. Membantu pembuatan keputusan yang teratur serta menjamin keberhasilan dari implemantasi sasaran-sasaran dan tujuan-tujuan.

BAB II

VISI, MISI, TUGAS, FUNGSI, TUJUAN, DAN SASARAN

UPT PERPUSTAKAAN UNS-SOLO

Bab ini menguraikan tentang visi, misi, fungsi, tujuan dan sasaran perpustakaan. Visi merupakan gambaran konseptual tentang keinginan masa mendatang. Perumusan visi dapat membantu perpustakaan untuk mendefinisikan ulang tentang pelayanan yang diberikan dan pengembangan perpustakaan dalam berbagai aspek dalam menyiapkan organisasi untuk memenuhi kebutuhan pengguna yang lebih baik.

A.Visi

Visi UPT perpustakaan UNS adalah “Menjadikan UPT Perpustakaan UNS sebagai pusat layanan informasi yang memiliki investasi sumber daya pengetahuan yang tinggi, lengkap dan professional dalam memberikan layanan kepada civitas akademika dan pengguna perpustakaan secara luas”. Makna visi tersebut bisa dijelaskan sebagai berikut:

a. Sebuah universitas yang baik tidak hanya dilihat dari seberapa banyak jumlah peneliti dan kaum intelektualnya; seberapa besar jumlah jurusan/departemen yang memiliki reputasi nasional dan internasional, tetapi juga dilihat dari perlengkapan dan fasilitas yang dimiliki termasuk sebuah perpustakaan yang representative. Bukankah perpustakaan merupakan jantung dari sebuah universitas? Semua universitas yang bereputasi tinggi biasanya memiliki investasi sumber daya pengetahuan yang tinggi. Jadi bisa dikatakan tanpa perpustakaan yang baik, mustahil perguruan tinggi dapat menjalankan fungsinya

b. UPT Perpustakaan UNS, sebagai perpustakaan perguruan tinggi tidak berhenti pada “memiliki pengetahuan” yang dilengkapi dengan alat temu kembali. Tetapi bagaimana mengintegrasikan pengetahuan eksplisit kedalam keseluruhan kemampuan organisasi. Pengetahuan ini menjadi dinamis dengan perubahan-perubahan yang terjadi baik internal maupun eksternal. Di sini tugas berat pustakawan untuk mengelola dinamika penggunaan pengetahuan tacit yang terintegrasi dengan pengetahuan eksplisit, yang akan menjadikan sebuah kekuatan untuk kemajuan universitas.

B. Misi

Untuk mewujudkan visi tersebut  UPT Perpustakaan UNS mempunyai beberapa misi, antara lain:

1.     Pengembangan Organisasi dan Sumber Daya Manusia

2.    Pengembangkan Sumber Daya Informasi Tercetak dan Elektronik.

3.     Pengembangan Layanan berbasis internet.

C. Tugas dan Fungsi

UPT Perpustakan UNS mempunyai tugas menseleksi, menghimpun, mengolah dan meyebarkan informasi (sumber informasi) melalui berbagai jenis layanan pengguna khususnya kepada civitas akademika UNS dan masyarakat pada umumnya dalam rangka menunjang terwujudnya Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Secara garis besar ada 5 hal yang paling mendasar dari fungsi perpustakaan UNS, yaitu:

a. Fungsi edukatif

Yaitu fungsi dalam menunjang program pendidikan pada perguruan tinggi, serta turut memperlancar dan mensukseskan fungsi perguruan tinggi yang bersangkutan yakni : Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat).

b. Fungsi riset

Mendukung pelaksanaan riset yang dilakukan oleh civitas akademika maupun masyarakat luas melalui penyediaan informasi dan sumber-sumber informasi untuk keperluan penelitian.

c. Fungsi informative

Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pengguna.

d. Fungsi deposit local content

Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh civitas akademika peguruan tingginya.

e. Fungsi rekreatif

Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi bagi pengguna.

D. Tujuan dan Sasaran

Tujuan yang ingin dicapai UPT Perpustakaan UNS adalah sebagai berikut :

1. Mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi

2. Memberikan layanan informasi melalui penyediaan koleksi yang berkualitas dan komprehensif menuju  terbentuknya masyarakat akademis yang berkualitas

3. Meningkatkan diseminasi informasi yang berorientasi pada kepuasan pemakai berbasis teknologi informasi.

4.Meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi dan infrastruktur untuk mendukung pengembangan jasa perpustakaan dan informasi

5. Mengembangkan pola kemitraan dalam rangka menuju layanan prima

Sedangkan sasaran yang ingin dicapai UPT Perpustakaan UNS dalam menjalankan tugas dan fungsinya adalah sebagai berikut :

1. Tersedia koleksi yang komprehensif dan berkualitas sesuai dengan kebutuhan pengguna dan                   perkembangan iptek

2. Terwujudnya masyarakat akademis sadar informasi untuk menunjang tercapainya Tri Dharma Perguruan Tinggi.

3. Tesedianya sarana dan prasarana layanan perpustakaan yang berbasis TI

4. Terwujudnya jaringan informasi dan kerjasama perpustakaan di dalam dan luar negeri.

BAB III

ANALISIS SITUASI

Bab ini menguraikan tentang strategi dan langkah-langkah yang dilakukan untuk menyusun Rencana Strategis yang mengacu pada SWOT dalam bingkai penataan infrastruktur teknologi informasi, pengembangan SDM, pengembangan koleksi, promosi dan pengembangan sistem layanan berbasis web

Sebelum perpustakaan merumuskan keadaan yang diinginkan di masa mendatang (kebijakan strategis), terlebih dahulu harus dilakukan kajian terhadap lingkungan organisasi internal maupun eksternal. Karena satu-satunya pangaruh yang paling penting terhadap kebijakan dan strategi organisasi adalah lingkungan dalam dan luar organisasi.

Dengan pemahaman mengenai faktor-faktor internal dan eksternal, organisasi perpustakaan akan berada dalam posisi yang ideal untuk menanggapi perubahan-perubahan lingkungan. Setiap perubahan eksternal akan segera direspon, sehingga perpustakaan yang fleksibel dapat mengambil langkah-langkah tepat. Adapun SWOT UPT Perpustakaan UNS adalah sebagai berikut :

Matrik SWOT

BAB IV

KEBIJAKSANAAN STRATEGIS, PROGRAM DAN KEGIATAN PERPUSTAKAAN UNS SURAKARTA

TAHUN 2009 – 2013

Bab ini memberikan gambaran tentang struktur organisasi dan kebijakan strategis. Hubungan antara struktur dengan strategi merupakan dua sisi mata uang yang tak dapat dipisahkan. Dikatakan oleh Steiner, George A. bahwa tidak ada strategi maupun struktur yang dapat ditetapkan terlepas satu sama lainny. .Bila struktur tidak dapat berdiri tanpa strategi, maka sama benarnya, bahwa strategi jarang dapat berhasil tanpa suatu struktur yang tepat (1997:221).

A. Struktur Organisasi

Kebijakan tentang pemantapan struktur organisasi dan mekanisme kerja perpustakaan saat ini memerlukan perubahan sesuai dengan kondisi dan perkembangan kebutuhan. Sebagai salah satu contoh pada struktur organisasi UPT Perpustakaan UNS belum memiliki penanggung jawab tersendiri dalam bidang pengembangan koleksi dan perawatan bahan pustaka, baik cetak maupun elektronik. Perlu dibentuk dewan perpustakaan yang terdiri dari perwakilan tenaga akademik, perwakilan mahasiswa sebagai user, perwakilan organisasi penerbit (dokumen tercetak/elektronik), dan perwakilan organisasi toko buku.

Struktur suatu organisasi akan berimplikasi pada tugas, tanggung jawab serta wewenang yang dimiliki oleh pejabat yang menempati jabatan struktural yang tertuang dalam deskripsi kerja. Deskripsi kerja (job description) merupakan pernyataan tertulis yang harus dibuat oleh pimpinan untuk menguraikan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh seorang pegawai, menetapkan hubungan pekerjaan antara pegawai yang satu dengan pegawai lain. Dalam deskripsi kerja harus tergambar dengan jelas dan tegas mengenai standar pendidikan, pengalaman serta keterampilan khusus yang diperlukan untuk suatu pekerjaan. Sehingga dalam merekrut pegawai harus sesuai dengan kriteria jabatan yang akan ditempati. Selama ini UPT Perpustakaan UNS sudah menetapkan standar kerja,namun belum menetapkan deskripsi kerja yang komprehensif, maka dari itu perlu dikaji ulang bentuk program dari kebijakan pemantapan struktur dengan membuat deskripsi kerja (job description) secara tertulis serta komprehensip.

B. Kebijaksanaan Strategis

Berdasarkan analisis terhadap faktor lingkungan dalam dan luar perpustakaan, maka dapatlah dirumuskan beberapa kebijakan strategis sebagai berikut :

kebijakan internal organisasi

1)Penataan manajemen (restrukturisasi organisasi dan mekanisme kerja perpustakaan)

2) Peningkatan kualitas SDM

( pengembangan keilmuan bidang perpustakaan dan IT))

Sumber daya manusia merupakan salah satu unsur penting yang turut menentukan keberhasilan perpustakaan dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Tanpa sumber daya manusia yang berkompeten/berkualitas tidak mungkin suatu perpustakaan dapat memberikan pelayanan yang terbaik/memuaskan bagi penggunanya. Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) diperlukan untuk menjamin kelancaran layanan perpustakan. Kunci kerberhasilan pengembangan perpustakaan adalah tersedianya SDM dalam jumlah dan kualitas yang memadai. Pembinaan SDM harus dilakukan secara berkesinambungan. Adapun tujuan utama dari program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia perpustakaan adalah meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja pegawai dalam pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

3. Pembinaan dan pengembangan koleksi perpustakaan

Untuk meningkatkan pendayagunaan koleksi serta pemenuhan kebutuhan informasi pengguna, maka UPT Perpustakaan UNS senantiasa membina dan mengembangkan koleksinya bukan hanya dalam bentuk tercetak tetapi juga dalam bentuk elektronik. Seiring dengan pesatnya perkembangan dibidang teknologi informasi serta meningkatkan tuntutan pengguna terhadap koleksi elektronik, maka sudah saatnya UPT Perpustakaan UNS menerapkan Kebijakan Pengembangan Koleksi secara tertulis, sehingga apapun bentuk kegiatan pembinaan dan pengembangan koleksi mengacu pada kebijakan tersebut. Kebijakan koleksi dapat mencegah bias dalam hal seleksi, pengadaan, penyiangan dan evaluasi koleksi perpustakaan. Keragaman dan Kemutakhiran koleksi sangat mempengaruhi tinggi rendahnya pemanfaatan perpustakaan oleh pengguna. Salah satu yang juga menjadi prioritas kegiatan pembinaan koleksi saat ini adalah penghimpunan koleksi lokal (local content) pada sivitas akademika D samping itu, salah satu jenis koleksi yang sangat diperlukan untuk keperluan penelitian adalah koleksi majalah/jurnal ilmiah. Akan tetapi keberadaan jurnal ilmiah di perpustakaan saat ini sangat minim sekali dan umumnya majalah/jurnal tersebut hasil dari sumbangan instansi lain yang kedatangannya tidak teratur (irregular). Untuk itu tahun 2009 dan seterusnya, diupayakan semaksimal mungkin perpustakaan dapat melanggan majalah (core journal) yang benar-benar sesuai dengan program studi yang dikembangkan

1. Kebijakan eksternalnya.

1)Perkembangan iptek

Untuk mengimbangi begitu cepatnya perkembangan iptek yang menghasilkan informasi ilmiah dalam jumlah besar, perlu membentuk jaringan informasi (library network) baik dengan perpustakaan dilingkunganUNS, maupun di luar UNS, agar informasi dapat disajikan secara cepat dan akurat.

2) Promosi perpustakaan

Promosi dapat dilakukan dengan :

a. Membangun citra perpustakaan (building image)

Berskala kecil dengan pemberian nama perpustakaan di perguruan tinggi dengan menggunakan istilah Indonesia atau asing atau singkatan yang menarik.

Berskala menengah, dapat kita lihat dari beberapa perpustakaan perguruan tinggi mulai dari pembangunan website perpustakaan sampai dengan membenahi koleksi dan ruangan. Pembenahan website dapat kita kenali dengan beberapa homepage yang dapat diakses melalaui internet, untuk UPT Perpustakaan UNS bisa diakses melalui www.perpustakaan.uns.ac.id

Berskala besar, yaitu dengan membangun gedung perpustakaan sesuai dengan standar yang dibutuhkan oleh perpustakaan. Bangunan gedung perpustakaan yang dirumuskan berdasarkan konsep yang sistemik, yaitu sebagai kesatuan sistem keandalan bangunan gedung yang memiliki keterkaitan dengan kesatuan sistem penataan bangunan gedung dengan lingkungannya.

b) Meningkatkan citra pustakawan (librarian image)

Dengan adanya sistem manajemen mutu (Quality Management System) yang merupakan bagian dari sistem mutu internasional (International Quality System) seri ISO 9000 apabila diterapkan dalam melayani pemakai perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi maka akan sangat bermanfaat. Dengan adanya penerapan sistem manajemen mutu (Quality Management System) di perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia akan membawa dampak positif. Dengan adanya peningkatan citra pustakawan (librarian image) baik melalui peningkatan kualitas diri maupun peningkatan mutu layanan yang berbasis pada standar mutu internasional (International Quality System) maka berbagai persoalan dunia perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi yang dihadapi bisa ditangani.

c) Mengembangkan perpustakaan yang berbasis pada teknologi informasi dan komunikasi atau information and communication technology (ICT based).

Perkembangan dari penerapan information and comunication (ICT) dapat diukur dengan telah diterapkannya/digunakannya sebagai sistem informasi manajemen (SIM) perpustakaan dan perpustakaan digital (digital library). Dengan dikembangkan perpustakaan yang berbasis pada teknologi informasi dan komunikasi (ICT based) baik dalam sistem informasi manajemen (SIM) perpustakaan maupun digital library, maka dapat memberikan kenyamanan kepada anggota perpustakaan juga memberikan kemudahan kepada tenaga pustakawan dan pengelola perpustakaan baik dalam layanan maupun pengolahan dan sekaligus kemudahan untuk menerapkan strategi-strategi pengembangan perpustakaan serta dapat meningkatkan citra dalam memberikan layanannya terhadap pemakai dilingkungannya.

3. Pembinaan hubungan baik dengan stakeholder

Membina hubungan yang baik dengan pihak-pihak yang dapat mendukung pelaksanaan tugas dan program perpustakaan merupakan hal yang mutlak harus dilakukan. Selain untuk tujuan sosialisasi juga untuk mendapatkan dukungan materiil maupun non materill, dan untuk bekerjasama dalam mensukseskan program kerja UPT Perpustakaan UNS. Adapun stakeholder yang dimaksud disini adalah pengguna perpustakaan, pimpinan dan pejabat yang adalah dilingkungan universitas/fakultas, perpustakaan fakultas dan program pascasarjana, lembaga-lembaga yang ada dilingkungan UNS, penerbit, distributor, dan toko buku.

4. Pengembangan dan pendidikan kerja sama dengan perpustakaan di Karesidenan Surakarta

Kerjasama dengan perpustakaan perguruan tinggi negeri dan swasta di karesidenan Surakata bisa dilakukan dalam kegiatan pendidikan pemakai, pameran buku, bedah buku, seminar nasional, atau resource sharing melalui dunia maya (internet).

BAB V

PENUTUP

Rencana strategis yang telah dirumuskan merupakan hal yang dapat dirubah dan dikembangkan secara periodik sesuai dengan kebutuhan perpustakaan dan situasi lingkungan yang senantiasa berubah dan berkembang.

Usulan rencana strategis ini hanya dapat teraplikasi jika dapat terlaksana dengan baik dan dukungan dari pimpinan Universitas/Fakultas dan lembaga – lembaga terkait baik yang berada dalam lingkungan UNS Solo, disertai dengan adanya kerjasama yang solid dalam organisasi perpustakaan itu sendiri..

Kami berharap usulan rencana strategis ini mempunyai nilai manfaat bagi perpustakaan dalam menjalankan tugas dan fungsinya sebagai perpustakaan perguruan tinggi.

Bibliografi

Pudjiono. “Membangun Citra : Perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia Menuju Perpustakaan Bertaraf Internasional” 13 Agustus 2008 <www.lib.ui.edu/readarticle.php?article_id=22 – 12k>

Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional RI, 2004.

“Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau Tahun 2008-20012” 02 Maret 2009 <www.uinsuska.info/perpustakaan/attachments/024_RENSTRA.pdf>