Step Forward Central Library of Sebelas Maret University : A Suggestion

By

Riah Wiratnigsih

Ø Ringkasan Eksekutif

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi membawa perubahan pada perpustakaan sebagai pengelola informasi tertua. Perpustakaan sebagai lembaga yang bergerak dalam pengorganisasian dan pengemasan informasi tidak bisa lepas dari keberadaan teknologi informasi. Melimpahnya informasi dalam berbagai jenis maupun bentuk media, mengharuskan perpustakaan untuk melakukan perubahan baik dalam pola layanan maupun peranan sebagai mediator, fasilitator, dan pendamping pendidik.

UPT Perpustakaan UNS sebagai lembaga pengelola informasi, harus menjadi perpustkaan yang adaptif terhadap perubahan tersebut. Layaknya perusahaan komersial, perpustakaan harus adaptif pula menjawab perubahan kebutuhan pemakainya, dengan mengeluarkan produk dan layanan yang dibutuhkan oleh pengguna. Perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang begitu cepat, telah menjadikan fenomena pergeseran orientasi kebutuhan pengguna akan informasi berbasis teknologi informasi. Untuk itu perlu dilakukan inovasi berbasis kebutuhan pemakai pada saat ini. Pengemasan informasi berbasis teknologi informasi adalah salah satu bentuk yang dapat dipakai oleh UPT Perpustakaan UNS sebagai bentuk inovasi menjawab kebutuhan pemakai informasi saat ini. Menjadi tugas perpustakaan bagaimana mengkomunikasikan kepada civitas akademika bahwa perpustakaan sudah (dan akan terus mengembangkan) menerapkan teknologi informasi dalam memberikan berbagai layanan berbasis web kepada pengguna. Bagaimanapun perpustakaan harus berpartisipasi aktif dalam siklus pengetahuan, harus menjadi mitra bagi pengguna (kemitraan antara pustakawan, mahasiswa dan dosen) dalam bidang pengembangan akademik.

salah satu implementasinya yaitu dengan menjalankan strategi promosi guna memasarkan produk atau jasa. Media yang digunakan berupa media cetak (brosur, buku pedoman) dan media elektronik (situs, opac, CD interaktif, digital library, dan e-journal) selain itu perpustakaan juga menjalankan program sosialisasi/orientasi pengenalan kampus ke mahasiswa baru di setiap tahunnya, pameran, dan display list buku-buku baru. Selain untuk memasarkan produk, kegiatan ini juga untuk mengubah paradigma pada umumnya calon pengguna perpustakaan masih mempunyai gambaran yang ”sebelah mata” tentang perpustakaan. Strategi promosi ini dapat dilakukan dengan cara mengemas pesan semenarik mungkin sehingga dapat menimbulkan minat bagi yang menerima pesan. Salah satunya adalah dengan manfaat intranet dan internet bagi komunitas pemakai perpustakaan. Mood saat ini, produk berbasiskan teknologi akan berhasil bisa dikaitkan dengan gaya hidup modern yang produktif. Karena itu perlu dirumuskan secara tepat bagaimana mengkomunikasikan (mempromosikan) media intranet dan internet ini sebagai bagian dari gaya hidup modern di perpustakaan?

Kajian dan perencanaan evaluasi program sistem informasi berbasis web berikut dengan menggunakan pendekatan SOSTAC (PR. Smith, 1998:32), yaitu:

S : Situation analysis (where are we now?)

O : Objectivse (where we do want to go?)

S : Strategy (how do we get there?)

T : Tactic (the detail of strategy)

A : Action (putting the plans to work)

C : Control (measurement, monitoring, reviewing and modifying)

Ø Analisis Situasi

A. Masalah Yang Dihadapi

Dari gambaran di atas menunjukkan bahwa keberadaan produk informasi dalam bentuk elektronik pada jasa pelayanan informasi di perpustakaan sangat diperlukan. Karena itu perlu dirumuskan secara tepat agar pemanfaatan informasi dalam bentuk elektronik tersebut menjadi bagian dari gaya hidup modern yang produktif di UPT Perpustakaan UNS. Salah satu upaya yang dilakukan UPT Perpustakaan UNS adalah melakukan strategi pengemasan produk berbasis teknologi informasi.

Namun sebaik apapun produk dan layanan perpustakaan, tidak akan banyak gunanya bila tidak banyak orang yang tahu dan menggunakannya. Karena itu diperlukan sebuah proses yang bernama pemasaran (marketing). Dalam memasarkan produk dan jasa layanan perpustakaan, maka perlu suatu strategi komunikasi pemasaran, yaitu dengan bauran pemasaran (marketing mix) yang terdiri dari product, price, place dan promotion. Atau bisa dikatakan bahwa promosi merupakan elemen penting dari bauran pemasaran. Secara umum promosi dilakukan melalui beberapa elemen (promotion mix), salah satunya adalah melalui pengemasan produk.[1] Berdasarkan konsep pemasaran dinamis, menurut Regis Mckena, terdapat tiga strategi pokok yang harus dilakukan, yaitu;[2]

1. Meraih posisi produk (product positioning)

2. Meraih posisi pasar (market positionong)

3. Meraih posisi organisasi (corporate positioning)

Dalam situasi saat ini UPT Perpustakaan UNS berada pada tahap pertama yaitu meraih posisi produk (product positioning),[3] perpustakaan harus menetapkan produknya yaitu informasi seperti apa yang dibutuhkan atau diinginkan pasar. Dalam hal ini pasar, yaitu civitas akademika UNS menginginkan produk yang berbasis teknologi informasi dengan disiplin ilmu yang beragam dan berkualitas. Dalam konsep pemasaran dinamis, menurut Regis McKena, ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam meraih posisi produk

1. Memahami lingkungan atau memahami kecenderungan dan dinamika pasar

Di era informasi pasar menginginkan instant produk, yaitu informasi yang tepat, cepat dan akurat. Untuk itu langkah yang diambil adalah dengan mengembangkan content web site, mengembangkan digital library, e-journal, dan katalog online.

2. Memusatkan perhatian pada hal-hal yang berwujud

Keragaman jenis koleksi, kelengkapan sarana dan prasarana UPT perpustakaan UNS sebagai bagian dari keberhasilan dalam melayani kebutuhan civitas akademika. Diantaranya adalah melalui pengadaan buku berdasarkan kebutuhan pengguna, perbaikan gedung, penambahan PC.

3. Mencari sasaran yang tepat

Perpustakaan akan memperoleh posisi produk yang kuat bila bisa menemukan sasaran yang tepat. Di sini sudah jelas bahwa segmen perpustakaan perguruan tinggi adalah civitas akademika perguruan tinggi tersebut, dengan target utama mahasiswa dan dosen UNS.

4. Bereksperimen dan bersedia berubah

Penyempurnaan layanan berbasis internet dengan menyediakan layanan general content selain itu fokus berupa grey literature. Hal ini bisa dipakai sebagai strategi untuk membangun positioning.

B. Kapasitas Organisasi

UPT perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala dibantu dengan kasubbag.umum, beberapa tenaga administrasi umum dan pustakawan. Jumlah personil ada 32orang. Secara kuantitatif dan kualitatif organisasi ini masih memerlukan perhatian.

Tabel 1

Keadaan SDM UPT Perpustakaan UNS

berdasarkan pendidikan terakhir tahun 2008

Sumber : Bag.TU UPT Perpustakaan UNS, 2008

C. Usaha Komunikasi Pemasaran Sebelumnya

Usaha komunikasi pemasaran pada awalnya berupa orientasi perpustakaan bagi mahasiawa baru di setiap tahunnya dan penyebaran leaflet. Seiring maraknya penerbitan elektronik dan mudahnya orang untuk membuat dokumen elektronik, perpustakaan mengembangkan komunikasi pemasaran dangan mengadakan sosialisasi situs, digital library, e-journal, online PAC, dan penyebaran CD Interaktif.

D. Kajian khalayak

1. Sasaran kegiatan fisik,meliputi:

Ÿ Khalayak sasaran primer:

1. Peran aktif semua komponen di lingkungan lembaga [kepala, kasub, dan seluruh staf].

2. Civitas academika di lingkungan UNS

Ÿ Khalayak sasaran sekunder:

1. Pengguna umum [dari luar UNS]

2. Sasaran non fisik adalah:

Memberikan layanan prima kepada user, pelayanan yang ramah dan profesional.

E. Kajian Kompetisi

Kemajuan teknologi komunikasi dan ledakan informasi membuat perpustakaan bukanlah satu-satunya unit yang menyediakan informasi. Hal ini membuat pengguna memiliki bebagai alternative dalam mendapatkan informasi di berbagai tempat seperti warnet. Keberadaan unit penyaji informasi ini harus kita antisipasi agar supaya para pengguna tidak meninggalkan perpustakaan. Fenomena ini bisa diatasi dengan transformasi perpustakaan sebagai pengelola informasi. Perpustakaan harus mampu memainkan peranan aktif dan penting dalam siklus pengetahuan civitas academika melalui content management. Pengguna perlu dilengkapi dengan ketrampilan informasi (information literacy) yang merupakan serangkaian kemampuan untuk menyadari kebutuhan informasi dan kapan informasi dibutuhkan, mengidentifikasi dan menemukan lokasi informasi, memanfaatkan secara etis, dan mengkomunikasikan secara efektif.

Pemanfaatan internet sebagai salah satu bentuk layanan di UPT Perpustakaaan UNS perlu diperhatikan dan dikembangkan sebagai sumber kekuatan internal. Dalam menghadapi persaingan dengan warnet, saat ini UPT Perpustakaan UNS memberikan layanan free bagi pengguna internet, dengan tempat yang nyaman dan petugas yang berkompeten. Ke depannya (pertengahan tahun 2009?) melalui bantuan pertamina, UPT Perpustakaan akan mengembangkan layanan internet.

F. Hal-Hal lain yang mempengaruhi komunikasi pemasaran

Dengan melihat kondisi dan keadaan sekarang serta factor-faktor luar yang mempengaruhi program komunikasi UPT Perpustakaan UNS, analisa SWOT dapat diuraikan sebagai berikut:

o Strenghts

1. Pemanfaatan internet.
2. Peralatan

Saat ini sudah berkembang dengan pengadaan PC untuk masing-masing perpustakaan fakultas. Otomasi perpustakaan antar fakultas di lingkungan UNS sudah mulai terintegrasi, walaupun masih perlu beberapa perbaikan pada database.

3. Lokasi

Lokasi yang strategis berada di tengah-tengah kampus.

o Weaknes

1. Sistem manajemen
2. Positioning perpustakaan
3. SDM
4. Tidak maksimalnya peran humas
5. Keterbatasan sumber informasi elektronis

o Opportunities

1. Keberadaan internet harus bisa dikelola secara efektif dan efisien
2. Kemudahan dalam mendapatkan dana dari mahasiswa

Biaya pengembangan infrastruktur serta pengadaan peralatan, software dan maintenance bisa terealisasi.

1. Di tinjau dari segi marketing, penambahan beberapa prodi program studi di lingkungan UNS merupakan pasar potensial bagi perpustakaan.

o Threat

1. Maraknya internet/warnet
2. Masalah aksesibilitas digilib

Ÿ Esensi perpustakaan digital

Ÿ Isu legal: masalah legal terkait dengan konten digital

Ÿ Isu teknologi: life cycle manajemen koleksi digital yang disimpan

Ø Tujuan

a. Tujuan Pemasaran

Ÿ Untuk meningkatkan jumlah pengunjung (?%?) dan pengguna perpustakaan (?%)

Ÿ User/masyarakat mengenal keberadaan perpustakaan

b. Tujuan Komunikasi (promosi)

Ÿ Membangun kepercayaan user akan peran perpustakaan sebagai fasilitator, mediator informasi, dan pendamping pendidik.

Ÿ Menyampaikan kepada user tentang produk-produk/jenis-jenis layanan yang dimiliki

Ÿ Membangun image positif perpustakaan

Ø Strategi

Dalam situasi yang sekarang UPT Perpustakaan UNS perlu menerapkan suatu strategi meraih posisi produk dengan memanfaatkan internet bekerjasama dengan :

1. UPT Puskom UNS dalam pengembangan digital library dan katalog online dari sisi sistem server, kapasitas bandwidth, dan penyempurnaan database.

2. Pihak Gale.Group dalam sosialisasi e-journal dengan mendatangkan pakarnya.

Apabila produk berbasis teknologi informasi yang dilayankan oleh UPT Perpustakaan UNS sudah memperoleh posisi produk dengan kata lain telah mencapai kredibilitas di mata pengguna, maka untuk strategi kedepannya UPT perpustakaan UNS siap meraih posisi pasar (market positioning). Kredibilitas ini diperoleh pada saat produk dilemparkan ke kancah pasar dan dianggap oleh pengguna mampu mengatasi permasalahan atau kesulitan yang mereka hadapi. Dengan kata lain produk memberi kepuasan pada pengguna, hal ini akan berdampak secara otomatis dengan adanya komunikasi dari mulut ke mulut (word of mouth). Kredibilitas adalah kunci bagi keseluruhan proses mencapai posisi pasar. Apabila posisi ini telah terlewati, maka langkah selanjutnya adalah meraih posisi organisasi (corporate positioning).

Ø Taktik

Adapun taktik yang sudah dilakukan adalah :

1. Push; perpustakaan melakukan pendekatan dengan berbagai pihak secara top-down ( PR I, PD I) agar seluruh perpustakaan di lingkungan UNS dapat bekerja dalam satu paralel, yaitu sentralisasi otomasi dan sistem, di mana koordinasi bisa dilakukan melalui jaringan informasi berbasis web/ internet (OPAC UNSLA)
2. Pull; dengan penyebaran leaflet, CD interaktif, dan sosialisasi E-Journal dan UNSLA agar pihak stakeholder mengenal lebih dekat perpustakaan.
3. Profile (belum dilakukan perpustakaan)

Ø Implementasi

Sebagai implementasi dari strategi dan taktik, perpustakaan merancang suatu kegiatan sebagai berikut:

Ø Kontrol

Untuk melakukan evaluasi hasil akhir dari program ini digunakan parameter sebagai berikut:

1. Tujuan pemasaran program pengemasan produk (?%)

Dapat dilihat dari data statistic jumlah penelusuran, apabila % jumlah pemanfaatan informasi melalui situs mengalami kenaikan (pengguna mencapai ?% atau lebih), maka tujuan berhasil. Untuk pencapaian yang akan datang harus selalu naik.

2. Tujuan Komunikasi

Tercapainya komunikasi untuk menciptakan image dan kepercayaan terhadap peran perpustakaan dapat dilihat dari tingkat kepercayaan stakeholder untuk menjalin kerjasama-kerjasama di bidang perpustakaan.

Penutup

Program komunikasi merupakan bagian untuk menciptakan image perpustakaan. Apabila program komunikasi yang dilakukan sesuai dengan sasaran dan tujuan perpustakaan untuk mendukung visi dan misi universitas maka tidak diragukan lagi akan kredibilitas dan keprofesionalan pustakawan di dalamnya. Dengan begitu pengguna akan mengetahui, tertarik dan kemudian memanfaatkan sumber informasi yang disediakan oleh perpustakaan. Perpustakaan sebagai lembaga yang besar seharusnya sudah saatnya menetapkan suatu ”new identity” dengan slogan yang mudah diingat oleh pengguna. Ada hal yang perlu ditonjolkan sebagai nilai jual perpustakaan, di mana perpustakaan memiliki keunikan dibandingkan perpustakaan yang lain, yaitu dengan membuat satu layanan baru berbasis web dan tercetak, yaitu layanan khusus koleksi seni dan budaya jawa (Javanesse Corner). Hal ini sangat mendukung solo sebagi kota budaya.