Pemanfaatan E-Journal dalam Menumbuhkan Suasana Akademik di Perguruan Tinggi

Pemanfaatan E-Journal dalam Menumbuhkan Suasana Akademik

di Perguruan Tinggi[1]

oleh

Riah Wiratningsih[2]

____________________________________________________________________________

[1] Pemenang Finalis V dalam Lomba Penulisan Artikel Pustaka Tingkat Nasional, 2011 : “Manfaat dan pemanfaatan E-Journal”

2 Pustakawan UNS–Solo

A. Pendahuluan

Siapa yang tidak butuh informasi apalagi di era TIK saat ini. Informasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam setiap sendi kehidupan masyarakat. Bahkan masyarakat yang tidak dapat membaca pun butuh informasi untuk berkomunikasi dengan lingkungannya. Bagi masyarakat yang melek informasi, tentunya informasi sudah menjadi suatu kebutuhan hidup. Melalui surat kabar, majalah, radio, televisi, dan internet atau melalui teman, kita mendapatkan informasi. Bahkan untuk mendapatkan sebuah informasi, orang berani ‘membeli informasi’ dengan harga yang mahal. Lalu apakah informasi itu? Bagaimana bentuk informasi itu?

Secara etimologis, kata informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan”[3] Menurut Fisher (1986) untuk memperjelas pandangan mengenai informasi dapat dilihat melalui tiga variasi. Pertama informasi identik dengan wujud material yang dapat dikirimkan dan diterima melalui berbagai saluran, baik melalui media massa maupun komunikasi tatap muka. Dalam arti semakin banyak seseorang mengumpulkan data dan fakta, makin banyak informasi yang dimilikinya. Kedua penggunaan informasi untuk menunjukkan makna data. Informasi akan memiliki arti apabila seseorang mampu menafsirkan suatu data. Ketiga informasi menurut teori informasi, yang menganggap informasi sebagai jumlah ketidakpastian yang dapat diukur dengan cara mereduksi sejumlah alternatif pilihan yang tersedia.[4] Semakin banyak informasi dapat mempengaruhi atau menambah pengetahuan seseorang yang akhirnya menimbulkan kesadaran untuk berperilaku sesuai dengan pengetahuan yang dimilikinya. Dengan demikian bisa dikatakan bahwa informasi adalah pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi. Namun demikian, istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya.

Salah satu sumber informasi atau bisa dikatakan sebagai ‘bank informasi’ adalah perpustakaan. Di mana perpustakaan berfungsi untuk mendukung Sistem Pendidikan Nasional sebagaimana diatur dengan Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Perpustakaan merupakan pusat sumber informasi, ilmu pengetahuan, teknologi, kesenian, dan kebudayaan. Selain itu, perpustakaan sebagai bagian dari masyarakat dunia ikut serta membangun masyarakat informasi berbasis TIK sebagaimana dituangkan dalam Deklarasi World Summit of Information Society WSIS, 12 Desember 2003.[5]

Di tengah perkembangan dunia global ini, kita menginginkan perpustakaan yang mampu memberikan nilai kepuasan pada pengguna dalam mencari dan memanfaatkan informasi. Tidak hanya sekadar ruang baca dengan berbagai koleksi, ataupun jenis layanan yang beragam. Saat ini perpustakaan harus adaptif dengan perkembangan pemikiran dan kultur masyarakat pencari informasi. Di dorong oleh kebutuhan informasi (information needs), di mana pengguna menginginkan hasil penelusuran secara cepat, tepat, dan mudah, meliputi pencarian (seeking), penemuan (searching), dan pemanfaatan (using), maka pustakawan/pengelola perpustakaan dituntut untuk menyediakan layanan berbasis TIK bagi seluruh pengguna dan stakeholder eksternal, serta mengenalkan perpustakaan pada masyarakat nasional dan internasional melalui karya-karya ilmiah (internasionalisasi perpustakaan/PT). Untuk dikenal tentu perpustakaan harus mengenalkan diri, yaitu dengan share informasi yang dimiliki. Saat ini informasi dalam format elektronik banyak diminati oleh pencari informasi, salah satunya adalah e-journal. Fenomena ini lebih sering ditemui di perguruan tinggi, di mana mahasiswa diwajibkan untuk mencari literatur ilmiah dalam setiap mengerjakan tugas-tugas yang diberikan oleh dosen. Apalagi ada kewajiban dalam menyelesaikan tugas akhir harus mencantumkan beberapa referensi melalui jurnal ilmiah. Sementara di Indonesia penerbitan jurnal ilmiah masih sangat sedikit. Sayangnya, sampai sekarang baru ada 5% (lima persen) jurnal ilmiah yang masuk kategori akreditasi nasional. Dan untuk akreditasi internasional, hingga 2009 baru ada 9 (sembilan) jurnal dari Indonesia.[6]

Tidaklah mengherankan apabila di Indonesia lebih mudah mencari jurnal terbitan asing ketimbang jurnal terbitan dalam negeri. Padahal jurnal asing harganya sangat mahal, apalagi dalam format elektronik. Perpustakaan harus jeli dalam mensikapi kebutuhan akan informasi elektronik. Isu pendanaan untuk koleksi elektronik masih menjadi masalah bagi beberapa perpustakaan. Perpustakaan sebenarnya tidak perlu mengeluarkan biaya baru untuk penyediaan informasi elektronik. Biaya dapat disubsitusikan dengan biaya penyediaan informasi cetak. Di samping itu Dikti telah melanggankan koleksi e-journal untuk semua perguruan tinggi di Indonesia. Dengan share informasi yang berharga miliaran rupiah ini, diharapkan akan meningkatkan budaya baca yang akan bermuara pada kualitas karya ilmiah. Namun demikian tidaklah mudah untuk membangun atau mengajak masyarakat civitas akademika untuk gemar membuka e-journal. Kendala yang ditemui, umumnya masalah bahasa, di mana masyarakat belum terbiasa dan masih sulit dalam memahami bahasa asing (bahasa Inggris). Apalagi bagi beberapa mahasiswa generasi lama (diharuskan menempuh studi lanjut karena tuntutan profesi) yang kurang memiliki keahlian dalam hal mengakses sumber-sumber elektronik. Perlu suatu upaya kepada civitas akademika agar sumber-sumber elektronik, khususnya e-journal dapat termanfaatkan. Untuk itu perlu dibangun suatu kebiasaan/budaya akademik di perguruan tinggi, yaitu suatu situasi yang mendorong/memotivasi komunitas yang berada di dalamnya untuk meningkatkan mutu dan/atau jumlah karya ilmiahnya.

B. Rumusan Masalah

Dari gambaran di atas maka permasalahan yang akan dirumuskan sebagai berikut: Bagaimana peran perpustakaan perguruan tinggi dalam menciptakan budaya akademik civitas akademika melalui pemanfaatan e-journal?

C. Tujuan

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peran perpustakaan tinggi dalam menciptakan budaya akademik civitas akademika melalui pemanfaatan e-journal.

D. Landasan Teori

1. Perpustakaan Perguruan Tinggi dan Keberadaan Jurnal Ilmiah

Pada dasarnya tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung kinerja dari perguruan tinggi dalam menyelenggarakan pendidikan dengan menyediakan sumber-sumber informasi ilmiah di perpustakaan. Agar tujuannya dapat terlaksana, perpustakaan perguruan tinggi harus menjalankan fungsinya dengan baik. Adapun fungsi perpustakaan perguruan tinggi meliputi fungsi edukasi, fungsi informasi, fungsi riset, fungsi rekreasi, fungsi publikasi, fungsi deposit dan fungsi interpretasi, untuk mendukung program pendidikan, pengajaran, serta penelitian dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan dan melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi.

Kewibawaan sebuah PT salah satunya dapat dilihat dari adanya jurnal ilmiah yang terakreditasi. Jurnal merupakan media bagi civitas akademika dalam meningkatkan kemampuan dalam hal pengembangan keilmuan. Oleh karenanya, adanya jurnal ilmiah terakreditasi menjadi media yang perlu dimiliki sebuah perguruan tinggi. Keberadaan jurnal ilmiah di Indonesia bisa dikatakan tertinggal dibanding negara-negara lainnya di kawasan Asia Tenggara. Jangankan jurnal ilmiah internasional, jurnal ilmiah lokal pun masih banyak yang timbul-tenggelam keberadaannya. Sedangkan banyak institusi yang menerbitkan jurnal namun tidak dapat dikategorikan sebagai jurnal ilmiah. Sumber informasi ilmiah yang ada di perguruan tinggi yang sering ditemui masih sebatas hasil karya tugas akhir mahasiswa baik skripsi maupun tesis. Masih jarang perguruan tinggi yang memberikan akses untuk layanan jurnal ilmiah. Adapun jurnal online (terakreditasi dan tidak terakreditasi) yang telah dilayankan secara elektronik dan bisa didownload fulltext di perguruan tinggi Indonesia diantaranya adalah dari UI, ITB, UGM, Petra, Airlangga, Universitas Negeri Malang, Udayana, Brawijaya, Gunadharrma, Paramadina, Budi Luhur.[7]

Keragaman jurnal ilmiah dan kemudahan akses menjadikan sebuah nilai tersendiri bagi penggunanya, yang akhirnya pengguna akan selalu mengakses informasi tersebut. Hal ini akan bermuara pada branding sebuah perguruan tinggi. Perlu diketahui bahwa lulusan yang memiliki kompetitif advantage akan memberikan nilai (brand) bagi masyarakat, terutama calon mahasiswa dalam mempertimbangkan memilih perguruan tinggi. Ini semua salah satunya adalah berkat peran perpustakaan.

2. E-Journal

E-journal merupakan jurnal yang tersedia melalui media elektronik atau web yang telah diformat sedemikian mudah untuk pengguna yang membutuhkan informasi ilmiah. Karena kemudahan akses internet dan ketersediaan perangkat teknologi informasi, kini lebih mudah membaca jurnal dalam format elektronik karena bisa diakses dimanapun dengan koneksi internet sehingga mudah mendapatkannya. Jurnal berbentuk paperbase, membutuhkan waktu lama dalam pencetakan, publikasi, maupun distribusi. seperti pendapat Tresnawan dalam tabel berikut :[8]

Tabel 1

Perbandingan E-Journal dan Jurnal Tercetak

Sumber : http://www.lib.itb.ac.id//

3. Transformasi Perpustakaan

Mensikapi era TIK dalam memberikan layanan kepada pengguna, pustakawan memerlukan kemampuan yang lebih dari sekedar pengetahuan dan ketrampilan di bidang teknologi informasi. Mempunyai kemampuan untuk melihat dan mensinergikan teknologi informasi dan pengetahuan untuk peningkatan kuantitas dan kualitas siklus pengetahuan. Ini tidaklah mudah, membutuhkan kemampuan melihat di atas rata-rata pengguna dan kreativitas. Selain itu pustakawan perlu memiliki softskill dalam mendukung setiap kegiatan kepustakawanan, terutama dalam memberikan layanan kepada pengguna. Adapun transformasi tugas perpustakaan dapat dilihat pada tabel berikut :[9]

Tabel 2

Transformasi Tugas Perpustakaan

Sumber : eprints.rclis.org/bitstream/10760/113 …

Hal ini perlu ditekankan dan memang sudah menjadi tuntutan dikarenakan informasi selalu bertambah setiap detiknya, kita hidup dalam lautan informasi, bahkan kita bisa mati lemas dalam lautan informasi apabila tidak bisa memanfaatkan alat yang tepat untuk mengambil informasi tersebut, seperti ungkapan di bawah ini :

“The world’s total production of information amounts to about 250 megabytes for each man, woman, and child on earth. It is clear that we are all drowning in a sea of information. The challenge is to learn to swim in that sea, rather than drown in it. Better understanding and better tools are desperately needed if we are to take full advantage of the ever-increasing supply of information described in this report”.[10]

E. Pembahasan

Pemanfaatan e-journal merupakan kegiatan atau aktivitas pengguna dalam menggunakan jurnal dalam hal mencari informasi yang dibutuhkan. Adapun pemanfaatan e-journal yang dilanggan oleh Dikti maupun langganan mandiri oleh perguruan tinggi di Indonesia dirasa pemanfaatannya masih kurang. Seperti halnya e-journal yang dilanggan oleh UII, yaitu Proquest untuk database Academic Research Library, maupun dari EBSCO untuk database Academic Source Premier, Medline with Full Text, DynaMed: Evidence-Based; Point of Care Reference.  Database yang dilanggan ini adalah database e-journal Proquest, database e-journal EBSCO, dan Gale Cengage Learning. Namun demikian masih sedikit dari dosen dan mahasiswa yang terbiasa mengakses jurnal-jurnal tersebut.  Boleh jadi dengan berbagai alasan sehingga para dosen tidak begitu terbiasa memanfaatkan layanan yang ada.  Demikian juga halnya e-journal yang dilanggan oleh Unesa dan Dikti (Proquest, EBSCO, Gale Cengage), pemanfaatannya oleh  civitas akademika masih minim. Adapun gerakan yang telah dilakukan adalah dengan sosilisasi e-journal secara serentak di beberapa perguruan tinggi di Indonesia. Sosialisasi ini merupakan bagian dari upaya untuk selalu mensosialisasikan apa yang dimiliki dan menjadi unggulan perguruan tinggi. Dengan upaya yang terus menerus dilakukan akan selalu memberikan penyegaran khususnya bagi dosen-dosen diharapkan pengiriman materi kuliah dalam proses belajar mengajar dengan optimalisasi akan semakin baik.

Dari gambaran di atas pustakawan perlu mensinergikan teknologi informasi dan pengetahuan untuk mendapatkan keuntungan dari informasi yang berlimpah. Dalam hal ini perpustakaan sebagai bagian dari perguruan tinggi perlu kerja kolaborasi dengan bagian lain misalnya puskom, lembaga penelitian, lembaga bahasa dan unsur-usur lainnya yang terkait (didasari atas payung hukum dari PT). Adapun hal-hal yang bisa diimplementasikan oleh perpustakaan dalam menumbuhkan suasana akademik di lingkungan PT menurut penulis adalah:

1. Pustakawan

Sebagai subkomponen perpustakaan yang menggerakkan transformasi di perpustakaan. Pustakawan harus memiliki kemampuan information literacy (mengelola informasi). Dalam hal ini harus mampu untuk memutuskan informasi apa yang dibutuhkan (dilakukan dengan user study), bagaimana menemukan informasi tersebut, media apa yang diperlukan agar pengguna dengan cepat, tepat, mudah dan percaya akan isi informasi yang kita miliki? Serta pembelajaran kepada pencari informasi tentang bagaimana menggunakan informasi secara etis.

2. Koleksi digital

Menurut Glossary yang dikeluarkan oleh African Digital Library, yang dimaksud dengan koleksi digital adalah :

“This is an electronic Internet based collection of information that is normally found in hard copy, but converted to a computer compatible format. Digital books seemed somewhat slow to gain popularity, possible because of the quality of many computer screens and the relatively short ‘life’ of the Internet. This seemingly slow start to the use of eBooks should be seen in the context of the hundreds, if not thousands of years it took to move from the verbal to the written – initially on rock, clay tablets, animal skins, papyrus scrolls and finally, to modern paper.” [11]

Singkatnya koleksi digital sebenarnya dapat dipahami sebagai koleksi informasi dalam bentuk elektronik atau digital yang mungkin terdapat juga dalam koleksi cetak, yang dapat diakses secara luas menggunakan media komputer dan sejenisnya. Koleksi digital disini dapat bermacam-macam, dapat berupa e-books, e-journal, database online, statistic elektronik, dan lain sebagainya.

Nilai (value) sebuah perpustakaan di era TIK saat ini adalah seberapa luas perpustakaan dalam memberikan akses kepada penggunanya. Untuk dapat diakses oleh pengguna secara luas, maka koleksi digital perlu dikenalkan ke luar. Bagaimana sebuah perpustakaan bisa dikenal dunia luar jika tidak membuka dan memperkenalkan diri? Take and give juga berlaku untuk produk berupa informasi. Perpustakaan bisa memperoleh sesuatu (take) dengan terlebih dahulu memberi sesuatu (give). Jadi perpustakaan sebagai lembaga penyedia informasi saat ini diwajibkan untuk share and spread informasi yang dimilikinya.

3. Sitem Penjaminan Mutu

Perpustakaan dituntut untuk dapat meningkatkan mutu layananannya. Investasi yang ditanam di perpustakaan cukup besar karena memerlukan tenaga, biaya dan sarana yang tidak sedikit. Memang hasilnya tidak langsung dapat dirasakan. Masih ada stigma yang mengatakan bahwa perpustakaan hanya menghabiskan dana namun tidak menghasilkan nilai ekonomis. Perlu diketahui bahwa investasi terhadap suatu perpustakaan baru terasa apabila perguruan tinggi telah  mampu menghasilkan lulusan yang memiliki kompetitive advantage. Hal tersebut bisa terjadi karena pustkawan sebagai “man behind the machine” mampu menjalankan kinerjanya secara professional, didukung dengan adanya prosedur kerja yang baku salah satunya melalui pedoman kinerja. Pedoman yang dimaksud adalah prosedur kerja yang standar atau SOP. Akan lebih baik lagi dan diakui oleh dunia internasional perpustakaan dapat menerapkan ISO. Adapun perpustakaan di Indonesia yang telah meraih Quality Management System certificate ISO 9001 adalah Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Perpustakaan Unpad, Perpustakaan Fakultas Kedokteran UII, ISO namun hanya beberapa titik layanan saja.

4. Sosialisasi pemanfaatn e-journal

Hal ini sudah dilakukan di banyak perguruan tinggi di Indonesia. dilakukan dengan mengundang beberapa vendor dari e-journal yang dilanggan sebagai pembicara. Adapun audien atau sasaran adalah civitas akademika terutama dosen.

5. Road show ke fakultas-fakultas di lingkungan perguruan tinggi (mengenalkan tentang berbagai jenis produk dan layanan perpustakaan.).

6. Menyediakan one-stop service multy functioal librarians multi-tasking customers.

Pekerjaan bisa dilakukan melalui satu komputer, dari menerima pesanan informasi suatu topik, melakukan pencarian, menyampaikan informasi pada si pemesan. Bahkan konsultasi online.

7. Adding Value untuk kepentingan pengguna secara luas.
Pustakawan menyediakan akses hanya ke sumber-sumber yang dapat dipercaya kualitasnya. dengan membuat portal atau pintu masuk ke sumber-suber yang telah terseleksi baik portal luar negeri maupun dalam negeri. Untuk di Indonesia bisa link ke Garuda (Garba Rujukan Digital) Dengan alamat http://jurnal.dikti.go.id/. Atau link ke sumber informasi lainnya http://www.dikti.org/?q=node/31.

Adapun kerja kolaborasi perpustakaan dengan sub bagian lainnya di lingkungan perguruan tinggi adalah:

1. Membentuk pangkalan data. Data setiap pegawai dan dosen di perguruan tinggi ada dalam satu sistem. Pangkalan data ini juga berguna sebagai wadah komunikasi antar peneliti dan memudahkan masyarakat mencari informasiDengan demikian peneliti akan dengan mudah membaca jurnal-jurnal lain, sebelum menulis hasil temuannya dalam jurnal baru. Sehingga tidak akan menghasilkan konsep yang sama yang telah ditemukan orang lain.

2. Memberikan reward kepada civitas akademika yang telah berhasil membuat karya tulis atau jurnal ilmiah berskala nasional dan internasional.

3. Membentuk suatau tim khusus dalam membantu civitas akademika (dosen) menerjemahkan karya tulisnya ke bahasa Inggris. Hal ini disebabkan karena ketidak percayaan diri peneliti (dosen) dalam menggunakan bahasa Inggris (penggunaan grammar, tenses, dan sebagainya)

4. Memberikan pelatihan penulisan karya ilmiah bagi tenaga dosen yang baru masuk. Juga diberikan penjelasan tentang sitasi yang benar untuk menghindari plagiarism. Pada umumnya plagiarism terjadi karena ketidaktahuan penulis dalam membuat sitasi.

5. Dalam setiap kegiatan orientasi mahasiswa baru (osmaru), diselipkan tugas untuk membuat karya ilmiah, di mana sumber yang harus digunakan adalah melalui pemanfaatan e-journal. Ini merupakan kegiatan yang paling dasar, di mana mulai awal mahasiswa sudah diberikan pembelajaran tentang etika informasi dan diberikan penjelasan tentang anti plagiarism.

6. Mengakomodasi dosen dalam proses presentasi karya ilmiahnya melalui forum internasioanal.

7. Membentuk penerbitan jurnal ilmiah (baik yang sudah/belum/tidak terakreditasi)

Dengan demikian diharapkan akan memotivasi civitas akademika dalam membuat karya yang berkualitas, yang tentu saja membutuhkan sumber atau rujukan yang berkualitas juga. Untuk mendapatkan sumber yang berkualitas adalah melalui jurnal internasional. Dengan karya yang berkualitas tidak menutup kemungkinan kelak karya-karya dosen Indonesia banyak yang masuk ke database e-journal Proquest, database e-journal EBSCO, dan Gale Cengage Learning atu database e-journal internasional lainnya.

F. Kesimpulan

Dari paparan di atas dapat disimpulkan bahwa electronic resources salah satunya adalah e-journal dapat menumbuhkan suasana akademik di perguruan tinggi dengan prasyarat bahwa perpustakaan melakukan transformasi. Transformasi perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik diperlukan kerja kolaborasi secara massif dan sistemik dengan beberapa sub bagian dari perguruan tinggi. Selain itu dukungan pihak perguruan tinggi sangat menentukan dalam setiap gerak perpustakaan.

Adapun saran yang bisa disampaikan adalah bahwa masih ada tugas pustakawan untuk memberikan pemahaman tidak hanya kepada civitas akademika, pimpinan lembaga tapi sampai pada top manajemen/pimpinan PT, bahwa kita satu persepsi. Ilmu yang kita dapatkan adalah milik bersama. Kita share informasiuntuk dimanfaatkan bersama. Keuntungan lainnya dengan share informasi ilmiah ini akan memberikan kontribusi dalam perankingan PT versi THES dan Webomatrics (internasionalisasi PT). Berikut ini adalah kutipan tentang pustakawan yang dibutuhkan di era globalisasi: ”Holistic librarians with a broad range of competencies and skills are an emerging prerequisite in academic libraries, especially in technology-oriented roles.” [12]

DAFTAR PUSTAKA

“African Digital Library Glossary”. <http://www.africandl.org.za/glossary.htm> (11 Pebruari 2011)

Dupuis, J. & Ryan, P. (2002) Bridging the two cultures: a collaborative spproach to managing electric resources. Issues in Science and Technological Librarianship, Spring.

<http://www.etymonline.com/> (04 Pebruari 2011)

<http://www.jpnn.com/read/2010/11/27/78192/Hanya-5-Persen-Jurnal-Ilmiah-Terakreditasi-akses> (04 Pebruari 2011)

<http://www.dikti.org/?q=node/31> (09 Pebruari 2011)

<http://www2.sims.berkeley.edu/research/projects/how-much-info/summary.html> (09

Pebruari 2011)

Penjelasan atas UU RI No. 47 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan

Sendjaja, S. 2009. Djuarsa Pengantar Ilmu Komunikasi : Buku Materi Pokok. Jakarta : UT,

Tresnawan, Arief Dj. Jurnal Elektronik: berbagi pengalaman proses berlangganan jurnal on line di UPT Perpustakaan UNISBA< http://www.lib.itb.ac.id> (09 pebruari 2011)