RENCANA PENGEMBANGAN DIGITAL LIBRARY
RENCANA PENGEMBANGAN DIGITAL LIBRARY
UPT PERPUSTAKAAN UNS
(Suatu usulan)
A. Analisis Situasi
Menghadapi era kompetisi informasi sejalan dengan semakin cepatnya perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi (ICT), dunia perpustakaan dihadapkan kepada situasi yang dilematis. Sebagaimana telah diketahui peringkat webomatrics UNS pada posisi 1617 dunia (http://www.webometrics.info/top100_continent.asp?cont=SE_Asia), merupakan suatu prestasi tersendiri untuk tetap dipertahankan dan diusahakan meraih posisi yang lebih tinggi di kancah persaingan dunia. Indikator penilaian rangking berbasis web ini cukup unik dan memiliki hubungan erat dengan ilmu scientometric dan bibliometric. Terus apa hubungannya dengan perpustakaan? Sudah saatnya UPT Perpustakaan UNS bertransformasi menjadi sebuah lembaga yang memiliki bargain position di tingkat universitas dan selalu terlibat dalam setiap kegiatan penting di lingkungan akademika. Apalagi dalam mendukung world recognized university. Jika ilmu diumpamakan sebagai darah dalam tubuh kita dan tubuh kita merupakan system perguruan tinggi, maka perpustakaan bagi perguruan tinggi tersebut adalah jantung yang melahirkan ilmu kepada anak didik melalui dosen sebagai pembuluh darahnya. Oleh karena itu bila kita menginginkan perguruan tinggi itu sehat maka jantungnya harus dalam keadaan sehat.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini telah terjadi pergeseran orientasi kebutuhan pengguna akan informasi berbasis teknologi (internet). Di era teknologi saat ini pengguna membutuhkan informasi (information needs) secara cepat, tepat, dan mudah melalui internet. adapun jenis informasi yang dibutuhkan saat ini adalah informasi berupa penelusuran sumber-sumber dalam negeri maupun luar negeri berupa fulltext baik jurnal maupun publikasi karya ilmiah mahasiswa dan dosen. Di sinilah peran perpustakaan sebagai lembaga pengelola informasi, mempunyai posisi yang strategis dalam penyediaan bahan pustaka dan informasi, untuk kemudian wajib menyebarkan informasi (edukatif content) secara tepat dan cepat. Tentu saja untuk menuju perpustakaan digital, maka produk-produk perpustakaan harus dilayankan secara elektronik. Dan di sini media internet merupakan sarana yang dapat memberikan layanan informasi yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan, penelitian, maupun rekreasi.
Adapun apa yang akan saya sampaikan dalam usulan pengembangan UPT Perpustakaan ini khususnya untuk pengembangan digital library, bersumber dari evaluasi melalui analisis SWOT di UPT Perpustakaan UNS. Berdasarkan analisis makro akan dirumuskan variabel peluang dan ancaman, sedangkan dari analisis internal akan dirumuskan variabel kekuatan dan kelemahan. Diharapkan dengan pemahaman mengenai faktor-faktor internal dan eksternal, UPT Perpustakaan UNS akan berada dalam posisi yang ideal untuk menanggapi perubahan-perubahan lingkungan. Setiap perubahan eksternal akan segera direspon, sehingga perpustakaan yang fleksibel dapat mengambil langkah-langkah tepat. Adapun SWOT UPT Perpustakaan UNS adalah sebagai berikut :
Matrik SWOT
|
|
|
|
STRENGHT (S) |
|
WEAKNESS (W) |
|
|
FAKTOR INTERNAL |
1 |
layanan internet |
1 |
Sumber daya manusia |
|
|
|
2 |
lokasi strategis |
2 |
Positioning perpustakaan |
|
|
|
|
|
3 |
Keterbatasan sumber informasi elektronis (karya dosen) |
|
|
|
|
|
4 |
Sistem manajemen |
|
|
|
|
|
5 |
Infrastruktur TI (dana) |
|
|
FAKTOR EKSTERNAL |
|
|
|
|
|
|
OPPORTUNITIES (O) |
|
STRATEGI SO |
|
STRATEGI WO |
|
1
2
3 |
Market share yang sudah tersegmentasi. Dukungan policy (dana mhs) dari pihak universitas Beragamnya program studi di UNS. |
|
Atas dukungan pihak universitas, UPT perpustakaan perlu memprioritaskan Strategi pemanfaatan layanan internet |
1
2 |
Atas dukungan dari universitas fokus perpustakaan ditujukan pada pemenuhan kebutuhan inf berbasis TI yang beragam, yang ditujukan untuk semua segmen, yaitu dengan mengakomodasi kebutuhan koleksi melalui digital library Dana infrastruktur TI dapat disubsitusikan dengan biaya penyediaan informasi cetak. |
|
|
THREATS (T) |
|
STRATEGI ST |
|
STRATEGI WT |
|
1 2 3 |
Maraknya internet/warnet Masalah aksesibilitas digilib Perbedaan persepsi tentang policy open content informasi pada digital library |
|
Bekerjasama dengan pihak UPT Puskom untuk mengadakan pelatihan di bidang IT dan pengembangan sistem informasi berbasis web. |
|
Free layanan internet |
B. Rumusan Masalah
Kesiapan sumber daya manusia dan penunjang pokok lainnya pada perpustakaan belum bisa mengambil semua manfaat teknologi yang semakin lama semakin berkembang ini. Maka dari itu dirasa perlu menyusun rencana pengembangan yang diarahkan pada upaya diseminasi informasi produk lokal maupun luar dengan meningkatkan sarana dan prasarana, tak lupa yang terpenting adalah peningkatan sumber daya manusia (pustakawan).
C. Usulan Rencana Pengembangan Digital Library tahun 2010
Sebagai action dari SWOT di atas, perpustakaan dirasa perlu merancang suatu kebijakan sebagai berikut:
1. Kebijakan Internal Organisasi
|
No |
Jenis kegiatan |
Keterangan |
|
1 |
Penataan manajemen (restrukturisasi organisasi dan mekanisme kerja perpustakaan) |
Dalam deskripsi kerja harus tergambar dengan jelas dan tegas mengenai standar pendidikan, pengalaman serta keterampilan khusus yang diperlukan untuk suatu pekerjaan. Sehingga dalam merekrut pegawai harus sesuai dengan kriteria jabatan yang akan ditempati. Selama ini UPT Perpustakaan UNS sudah menetapkan standar kerja,namun belum menetapkan deskripsi kerja yang komprehensif, maka dari itu perlu dikaji ulang bentuk program dari kebijakan pemantapan struktur dengan membuat deskripsi kerja (job description) secara tertulis serta komprehensip. |
|
2 |
Peningkatan kualitas SDM UPT Perpustakaan UNS |
1. Mengadakan tutorial dengan mendatangkan narasumber dari luar Bentuk pengembangan keilmuan bidang perpustakaan dan IT. 2. Mengirim/melanjutkan staff untuk belajar secara formal atau nonformal untuk pengembangan perpustakaan. |
|
3 |
Perlu dibentuk dewan perpustakaan. |
Dewan Perpustakaan terdiri dari:
Pembentukan dewan perpustakaan dimaksudkan untuk tindakan pengawasan dan penjaminan mutu. |
|
4 |
Redesign & Rebranding digilib.uns.ac.id (kegiatan sudah terealisasi. Laporan kegiatan terlampir, lampiran 1) |
Sebagai wadah untuk mengemas produk2 informasi (Karya tulis ilmiah) civitas akademika UNS berbasis IT |
|
5 |
Digitalisasi atau online fulltext grey literature seluruh civitas akademika UNS di digilib.uns.ac.id, yang meliputi: a. Karya Tulis Ilmiah Mahasiswa (tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi) (kegiatan sudah terealisasi. Laporan kegiatan terlampir, lampiran 2)
b. Laporan Penelitian Dosen UNS (belum terealisasi) kendala : – hak copyright pada siapa? Penelitian ada yang dibiayai oleh DIPA PNBP UNS dan DIRJEN DIKTI. Apakah kebijakan untuk ditampilkan fulltext ada pada UNS?? Di sini masih ada keraguan saya, apabila hasil penelitian akan kami publish. Juga Perlu dibuatkan lembar pernyataan persetujuan publikasi karya ilmiah. (lampiran 3) – tidak semua laporan penelitian dosen masuk ke UPT Perpust UNS. Hanya beberapa dosen saja, itupun sebagai syarat kenaikan pangkat. – Dosen yang menyerahkan laporan penelitian ke UPT perpustakaan, sebaiknya diwajibkan untuk menyertakan softcopy (CD) laporan penelitiannya. c. Buku bahan ajar – Perlu dibuatkan lembar pernyataan persetujuan publikasi content e-books, khususnya buku sebagai bahan ajar. (lampiran 4) – Dosen yang menyerahkan buku bahan ajar ke UPT perpustakaan, diwajibkan untuk menyertakan softcopy (CD) |
Grey literature merupakan semua produk universitas seperti skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, laporan tahunan rektor, dalam bentuk analog maupun digital dalam format yang tidak dapat diperoleh di pasar terbuka atau toko buku. Lazimnya disimpan di perpustakaan. Untuk menampilkan open content fulltext, diperlukan dasar hukum yang tertuang dalam peraturan perpustakaan. Dasar Hukum : a) Peraturan Perpustakaan yang ditetapkan oleh Rektor (namun sampai saat ini perpustakaan belum mempunyai peraturan perp, masih dalam proses harus segera dibentuk) b) Produk turunan yang ditetapkan oleh Kepala Perpustakaan, salah satunya berupa lembar pernyataan persetujuan publikasi karya ilmiah untuk kepentingan akademis.
|
|
6 |
Face off sistem penelusuran katalog online (UNSLA) |
Penyempurnaan program UNSLA. Padahall UNSLA dibuat sejak akhir tahun 2006. selain itu perlu penambahan link, yaitu informasi buku baru (asing) disertai dengan detail apakah buku teralisasi atau tidak, apakah buku sudah diproses untuk siap dilayankan atau belum, dll. Hal ini untuk efisiensi kerja feedback ke dosen yang memesan buku. Sebelumnya kami mengirim feedback secara manual ke fakultas. Hal ini juga untuk mendorong dosen aktif melakukan penelusuran informasi di UNSLA. |
|
7 |
Redesign & Rebranding situs UPT Perpustakan UNS (perpustakaan.uns.ac.id) |
Sebaiknya eksistensi situs kedepannya diserahkan sepenuhnya ke UPT Perpustakaan UNS, sehingga kami bisa mengupdate Informasi sesuai kebutuhan pengguna yang akan kami himpun dan olah sedemikian rupa dengan beragam teknik untuk mendiseminasikannya. sehingga menarik, komunikatif dan informative. Perlu update content, misalnya dalam tugas, fungsi, visi, dan misi perpustakaan disesuaikan dengan situasi saat ini. Kami bisa memaklumi puskom belum memberikan hak penuh untuk situs ini ke UPT Perp karena memang manajemen perpustakaan belum baik (siapa penanggungjawab dalam hal ini belum jelas)
|
|
8 |
Menambah content UNS electronic jurnal |
UNS electronic jurnal merupakan salah satu media untuk mengintegrasikan karya-karya ilmiah/penelitian yang termuat dalam sebuah jurnal elektronik milik UNS, sebagai media publikasi kepada seluruh civitas akademika di lingkungan Universitas Sebelas Maret . Kedepannya kami menghimbau kepada setiap fakultas agar bersedia memberikan softcopy atau melakukan upload sendiri jurnal-jurnal ilmiah baik yang terakreditasi secara nasional atau internasional ke dalam wadah UNS electronic jurnal (perlukah royalty ke dosen yg menulis??). Kendala: strategi apa yg harus kami pakai untuk dapat mempublikasikan artikel/penelitian dosen yang sudah masuk jurnal, baik nasional or internasional? dulu, temen sudah ada yg melakukan tetapi gagal, mereka sepertinya masih keberatan untuk berbagi ilmu. apa mungkin perlu ada kompensasi buat mereka atau perlu diterbitka SE Rektor?? saya baca di Publikasi Dosen UGM, ada banyak artikel yangg disediakan fulltext.
|
2) Kebijakan Eksternal Organisasi
|
No |
Jenis kegiatan |
Keterangan |
|
1 |
Pengembangan koleksi e-journal |
Seiring dengan pesatnya perkembangan dibidang teknologi informasi serta meningkatkan tuntutan pengguna terhadap koleksi elektronik, maka sudah saatnya UPT Perpustakaan UNS menerapkan Kebijakan Pengembangan Koleksi secara tertulis, sehingga apapun bentuk kegiatan pembinaan dan pengembangan koleksi mengacu pada kebijakan tersebut. Kebijakan koleksi dapat mencegah bias dalam hal seleksi, pengadaan, penyiangan dan evaluasi koleksi perpustakaan. |
|
2 |
Pengadaan koleksi e-books |
Berlangganan e-book dengan memperhatikan kebutuhan pasar. materi-materi yang dapat ditemui di internet cenderung lebih up-to-date. Buku-buku teks konvensional memiliki rentang waktu antara proses penulisan, penerbitan, sampai ke tahap pemasaran. Kalau ada perbaikan maupun tambahan, itu akan dimuat dalam edisi cetak ulangnya, dan itu jelas membutuhkan waktu.. Kendala ini nyaris tidak ditemui dalam publikasii materi ilmiah di internet mengingat meng-upload sebuah halaman web tidaklah sesulit menerbitkan sebuah buku. Akibatnya, materi ilmiah yang diterbitkan melalui internet cenderung lebih aktual dibandingkan yang diterbitkan dalam bentuk buku konvensional. |
|
3 |
Jaringan kerjasama/resource sharing dengan ISI Solo |
Untuk mengimbangi cepatnya perkembangan iptek yang menghasilkan informasi ilmiah dalam jumlah besar, perlu membentuk jaringan informasi baik dengan perpustakaan di lingkungan UNS, maupun di luar UNS, agar informasi dapat disajikan secara cepat dan akurat. Untuk library network di lingkungan UNS sudah dilakukan, namun masih perlu penyempurnaan. Kesamaan program perpustakaan ISI dan UNS, memudahkan untuk memperluas jaringan informasi.. |
|
4 |
Promosi. |
Dapat dilakukan dengan : a) Membangun citra perpustakaan (building image) – Berskala kecil dengan pemberian nama perpustakaan di perguruan tinggi dengan menggunakan istilah Indonesia atau asing atau singkatan yang menarik. – Berskala menengah, dapat dimulai dari pembangunan website perpustakaan sampai dengan membenahi koleksi dan ruangan Pembenahan website dapat kita kenali dengan beberapa homepage yang dapat diakses melalaui internet, untuk UPT Perpustakaan UNS bisa diakses melalui www.perpustakaan.uns.ac.id – Berskala besar, yaitu dengan membangun gedung perpustakaan sesuai dengan standar yang dibutuhkan oleh perpustakaan. Bangunan gedung perpustakaan yang dirumuskan berdasarkan konsep yang sistemik, yaitu sebagai kesatuan sistem keandalan bangunan gedung yang memiliki keterkaitan dengan kesatuan sistem penataan bangunan gedung dengan lingkungannya. b) Meningkatkan citra pustakawan (librarian image) Dengan adanya sistem manajemen mutu (Quality Management System) yang merupakan bagian dari sistem mutu internasional (International Quality System) seri ISO 9000 apabila diterapkan dalam melayani pemakai perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi maka akan sangat bermanfaat. Dengan adanya peningkatan citra pustakawan (librarian image) baik melalui peningkatan kualitas diri maupun peningkatan mutu layanan yang berbasis pada standar mutu internasionall (International Quality System) maka berbagaii persoalan dunia perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi yang dihadapii bisa ditangani. c) Mengembangkan perpustakaan yang berbasis pada teknologi informasi dan komunikasi atau information and communication technology (ICT based). Dapat diukur dengan telah diterapkannya/digunakannya sebagai sistem informasi manajemen (SIM) perpustakaan dan perpustakaan digital (digital library). Dengan dikembangkan perpustakaan yang berbasis pada teknologi informasi dan komunikasi (ICT based) baik dalam sistem informasi manajemen (SIM) perpustakaan maupun digital library, maka dapat memberikan kenyamanan kepada anggota perpustakaan juga memberikan kemudahan kepada tenaga pustakawan dan pengelola perpustakaan baik dalam layanan maupun pengolahan dan sekaligus kemudahan untuk menerapkan strategi-strategi pengembangan perpustakaan serta dapat meningkatkan citra dalam memberikan layanannya terhadap pemakai dilingkungannya. Untuk penelusuran informasi katalog online melalui http://perpustakaan.uns.ac.id/unsla/ sedangkan penelusuran fultext karya tulis ilmiah melalui http://digilib.uns.ac.id/ |
|
5 |
Pembinaan hubungan baik dengan stakeholder |
Adapun stakeholder yang dimaksud disini adalah pengguna perpustakaan, pimpinan dan pejabat yang ada di lingkungan universitas/fakultas, perpustakaan fakultas dan program pascasarjana, lembaga-lembaga yang ada dilingkungan UNS, penerbit, distributor, dan toko buku. |
|
6 |
Sosialisasi layanan UPT Perpustakaan UNS berbasis web.
|
Selain untuk memperkenalkan perpustakaan, kegiatan sosialisasi juga dimaksudkan untuk menyamakan persepsi tentang arti penting perpustakaan (terutama bagi beliau-beliau yang berkedudukan sebagai decision maker) dan untuk mendapatkan dukungan materiil maupun non materill, dalam mensukseskan program kerja UPT Perpustakaan UNS. a) Mengundang seluruh dosen, mahasiswa, dan pustakawan di lingkungan UNS dalam waktu yang bergantian b) Menyebarkan buku pedoman penelusuran layanan informasi berbasis web kepada civitas akademika UNS c) Dll. |
D. Kendala dan Solusi
1. Dana
Tidak bisa dipungkiri semua ini akan bisa berjalan jika didukung dengan adanya dana. Kebutuhan fisik meliputi komponen parangkat keras berbasis teknologi informasi, yaitu komponen input, komponen output, komponen pengolah untuk melakukan pengolahan data, dan komponen elektronik digital. Perangkat keras lainnya yang diperlukan adalah jaringan intranet dan internet. Kebutuhan non fisik meliputi perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, program aplikasi komputer, program pengembangan, dan program sistem operasi..
Solusi :
a ) Perpustakaan sebenarnya tidak perlu mengeluarkan biaya yang sangat besar untuk penyediaan atau pembuatan informasi elektronik. Biaya untuk itu dapat disubsitusikan dengan biaya penyediaan informasi cetak.
b) sistem hibah kompetisi akan memotivasi dan menantang institusi perguruan tinggi untuk berkompetisi secara sehat. Pendanaan yang relatif tidak cukup besar dapat digunakan secara cost effective oleh institusi yang memang mempunyai kemampuan dan kekuatan untuk memanfaatkannya.
2. Infrastruktur dan culture
Pengemasan informasi melalui media internet, tentunya harus didukung dengan adanya infrastruktur informasi yang memadai. Untuk diseminasi informasi paling utama yang dibutuhkan adalah pulsa/bandwidh internet. Bandwidh internet menjadi pegangan dalam diseminasi/penyebaran informasi di seluruh dunia. Infrastrukture ok, harus didukung dengan culture masyarakat pengguna informasi. Infrastruktur informasi dan culture sangat berpengaruh pada rencana untuk menuju ke digital library. Keduanya harus di kemas dalam suatu policy. Kalau kebijakan benar-benar oke perpustakaan akan menjadi jendela dunia, sumber daripada sumber ilmu pengetahuan.
Pasal 28F Perubahan Kedua Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 menyebutkan :
“Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia.”
Solusi:
Berdasarkan pasal di atas, Sudah semestinya dibangun suatu budaya “take and give” dan budaya “publish or perish”. Untuk perpustakaan-perpustakaan di Indonesia bisa dimulai dengan meng-open-kan publikasi ilmiahnya secara fulltext. Sangat disayangkan apabila berbagai pengetahuan dan penelitian “terkurung”di perpustakaan karena tidak bisa dimanfaatkan oleh masyarakat luas. Mengaplikasikan hukum fisika dan kimia yaitu “Aksi = Reaksi” yang artinya anda bisa memperoleh sesuatu (take=reaksi) setelah memberikan sejumlah sesuatu terlebih dulu (give=aksi). Ketika kita tidak membuka dan memperkenalkan diri kepada dunia, bagaimana kita bisa dikenal dunia?. Jadi perpustakaan sebagai lembaga penyedia informasi saat ini diwajibkan untuk share and spread informasi yang dimilikinya. Semakin banyak kita memberi semakin kita banyak menerima.
Merupakan sebuah ketidakadilan akademik manakala karya yang ditulis oleh penulis mendapakan gelar, semetara objek tulisannya tetap terkurung. Side effect publikasi content karya ilmiah akan memberikan peluang dan ujian bagi bangsa kita. Peluang karena hal ini akan menguji seberapa global kah kita. Seberapa central kita dalam percaturan global? Tantangan karena publikasi menguji kapasitas moral kita. Apakah menjadi bangsa plagiat/pencipta?. Melalui inovasi kecil, yaitu open content informasi karya ilmiah civitas akademika, diharapkan akan membawa perubahan culture pada dunia pendidikan kita.
E. Penutup
Semoga usulan kecil ini bermanfaat untuk UPT perpustakaan UNS menuju digital library. Dengan kegiatan yang telah terealisasi yaitu redesign digilib dan entry karya tulis ilmiah civitas akademika, setidaknya UPT Perpustakaan UNS telah memberikan kontribusi dari meraih posisi produk (product positioning) menuju meraih posisi pasar (market positionong). Kredibilitas UPT Perpustakaan ini diperoleh pada saat produknya, yaitu jasa dan informasi dilemparkan ke kancah pasar dan dianggap oleh pengguna mampu mengatasi permasalahan atau kesulitan yang mereka hadapi dalam mencari informasi. Setidaknya pengemasan informasi berbasis web dapat memberikan kepuasan pada pengguna. Namun dalam hal ini masih perlu banyak perbaikan, masih banyak informasi karya civitas akademika yang belum tergali. Untuk kedepannya UPT Perpustakan harus bisa meraih posisi organisasi (corporate positioning), di mana sangat ditentukan oleh keberhasilan manajemen dalam mengelola perpustakaan